Wir haben in über 15 Jahren viele CRM-Einführungen begleitet – und ebenso viele Scherbenhaufen gesehen, die andere hinterlassen haben. Das Muster ist fast immer gleich: Es wurde ein Produkt gekauft, bevor die Aufgaben klar waren. Deshalb beginnt eine gute Auswahl nicht beim Produktvergleich, sondern bei Ihnen.
Schritt 1: Aufgaben statt Features aufschreiben
Formulieren Sie keine Feature-Wunschliste („KI!", „Dashboard!"), sondern Sätze wie: „Wenn Frau Müller krank ist, muss ihr Vertreter jeden Kundenvorgang nachvollziehen können." Oder: „Wir wollen zweimal im Jahr alle A-Kunden einer Region anschreiben." Solche Sätze lassen sich testen – Features nicht. Sammeln Sie 10 bis 20 davon, priorisiert in „muss" und „wäre schön".
Schritt 2: Bestandsaufnahme der Daten
- Wo liegen heute Kundendaten? (Excel, Outlook, ERP, Altsystem, Köpfe)
- Wie viele Adressen, wie gepflegt, wie viele Dubletten?
- Welche Systeme müssen angebunden werden – Buchhaltung, Newsletter, Telefonie?
Die Antworten entscheiden über den Datenübernahme-Aufwand – oft der unterschätzte Teil des Projekts.
Schritt 3: Grundsatzfragen klären
- Cloud oder On-Premise? Eine Frage von IT-Strategie, Datenschutz und Ehrlichkeit über die eigenen Admin-Kapazitäten
- Wer pflegt das System? Ohne internen Verantwortlichen verwahrlost jedes CRM
- Wie viele Anwender wirklich? Lizenzkosten laufen pro Benutzer – zählen Sie ehrlich
Schritt 4: Tarif und Produkt wählen
Erst jetzt lohnt der Produktblick. In der cobra Welt heißt das: die cobra CRM Cloud für den schlanken Cloud-Neustart, One Essential für strukturiertes Adressmanagement, One Grow für Vertrieb + Marketing + Auswertungen, One Max für komplexe Anforderungen. Die Eckdaten im Tarifvergleich.
Schritt 5: Testen mit echten Daten
Eine Demo mit Musterdaten sagt wenig. Testen Sie mit einem Ausschnitt Ihrer echten Adressen und Ihren echten Aufgaben aus Schritt 1. Die kostenlosen Demoversionen (erhältlich direkt über uns) machen genau das möglich.
Unser Angebot: Wir moderieren diesen Prozess auf Wunsch komplett – von der Anforderungsliste bis zum begleiteten Test. Und wir sagen Ihnen auch, wenn cobra für Ihren Fall nicht die beste Wahl ist. Das kostet uns gelegentlich einen Auftrag und bringt uns regelmäßig Empfehlungen ein. Erstgespräch anfragen – kostenlos und unverbindlich.