Warum CRM-Auswahlen scheitern
Eine CRM-Auswahl scheitert fast immer am gleichen Muster: Es wurde ein Produkt gekauft, bevor die Aufgaben klar waren. Wir haben viele CRM-Einführungen begleitet und ebenso viele Fehlstarts gesehen, die andere hinterlassen haben. Deshalb beginnt eine gute Auswahl nicht beim Produktvergleich, sondern bei Ihren Abläufen.
Schritt 1: Aufgaben statt Funktionen aufschreiben
Testbare Aufgaben sind die beste Grundlage für jede CRM-Auswahl. Formulieren Sie keine Wunschliste mit Funktionen („KI!“, „Dashboard!“), sondern Sätze wie: „Wenn Frau Müller krank ist, muss ihre Vertretung jeden Kundenvorgang nachvollziehen können.“ Oder: „Wir wollen zweimal im Jahr alle A-Kunden einer Region anschreiben.“
Solche Sätze lassen sich in jeder Demo prüfen, Funktionsnamen nicht. Sammeln Sie 10 bis 20 davon und sortieren Sie sie nach „muss“ und „wäre schön“.
Schritt 2: Bestandsaufnahme der Daten
Die vorhandenen Daten bestimmen den Aufwand eines CRM-Projekts stärker als jede Lizenz. Klären Sie deshalb früh:
- Wo liegen heute Kundendaten? In Excel, Outlook, dem ERP, einem Altsystem oder in den Köpfen?
- Wie viele Adressen sind es, wie gepflegt sind sie, wie viele Dubletten gibt es?
- Welche Systeme müssen angebunden werden: Buchhaltung, Newsletter, Telefonie?
Die Antworten entscheiden über den Aufwand für die Datenübernahme, und die ist in den meisten Projekten der unterschätzte Teil.
Schritt 3: Grundsatzfragen klären
Drei Grundsatzfragen sollten beantwortet sein, bevor Sie Produkte vergleichen:
- Cloud oder On-Premise? Eine Frage von IT-Strategie, Datenschutz und ehrlicher Einschätzung der eigenen Kapazität für Serverbetreuung.
- Wer pflegt das System? Ohne eine verantwortliche Person im Haus verwahrlost jedes CRM.
- Wie viele Anwender wirklich? Lizenzkosten laufen pro Nutzer. Zählen Sie ehrlich, wer täglich damit arbeitet und wer nur gelegentlich nachschaut. Warum wir manchmal zu weniger Lizenzen raten, steht im Beitrag Zu viele cobra Lizenzen?.
Schritt 4: Tarif und Produkt wählen
Erst jetzt lohnt der Blick auf Produkte und Tarife. In der cobra Welt heißt das: die cobra CRM Cloud für den schlanken Neustart im Browser, cobra One Essential für strukturiertes Adressmanagement, One Grow für Vertrieb, Marketing und Auswertungen, One Max für komplexe Datenmodelle. Die Eckdaten im direkten Vergleich zeigt der Tarifvergleich.
Schritt 5: Testen mit echten Daten
Eine Demo mit Musterdaten sagt wenig über Ihren Alltag. Testen Sie mit einem Ausschnitt Ihrer echten Adressen und mit den Aufgaben aus Schritt 1. Die kostenlosen Demoversionen der One-Tarife und den Testzugang zur cobra CRM Cloud erhalten Sie direkt über uns.
CRM, CXM und XRM: Was hinter den Begriffen steckt
CRM, CXM und XRM sind keine getrennten Produktklassen, sondern drei Blickwinkel auf dieselbe Aufgabe: Beziehungen systematisch zu pflegen. In Angeboten tauchen die Begriffe oft auf, ohne dass sie erklärt werden.
- CRM (Customer Relationship Management) verwaltet Kundenbeziehungen: Kontakte, Historie, Angebote, Verkaufschancen. Es denkt vom internen Ablauf aus.
- CXM (Customer Experience Management) blickt auf das Erlebnis des Kunden an jedem Berührungspunkt, von der Website über den Support bis zur Rechnung. Ein typischer Baustein ist ein Kundenportal, in dem Kunden ihre Daten selbst pflegen.
- XRM (Extended Relationship Management, auch xRM geschrieben) überträgt die CRM-Logik auf alle Beziehungen eines Unternehmens: Lieferanten, Partner, Mitglieder, Behörden.
Viele cobra Installationen sind im Kern XRM. Wirtschaftsförderungen verwalten Unternehmen, Netzwerke und Förderanfragen, Verbände ihre Mitglieder und Gremien. Für die Auswahl heißt das: Fragen Sie nicht nach dem Etikett, sondern danach, ob das System Ihre Beziehungstypen abbilden kann. Ausführlicher erklärt der Beitrag CRM, CXM, xRM: Was die Begriffe bedeuten die Unterschiede und wo cobra jeweils steht.
Warum sich der Blick auf CRM-Systeme aus Deutschland lohnt
Deutsche CRM-Anbieter punkten weniger mit Marketing als mit Klarheit darüber, wo die Daten liegen und wer sie sehen darf. Für viele unserer Kunden geben drei Punkte den Ausschlag: Datenhoheit, verlässliche Bedienung und Anpassbarkeit an die eigenen Abläufe.
Bei cobra kommt hinzu, dass cobra One auf dem eigenen Server laufen kann und die Daten das Haus dann nicht verlassen müssen; der Hersteller sitzt in Konstanz. Wir sagen aber auch, wenn cobra nicht passt. Wer nur im Browser schnell starten will und keine Anpassungen braucht, ist mit einem schlanken Browser-CRM wie CentralStationCRM oft besser bedient. Wer eher einen Datenbank-Baukasten sucht, schaut sich Ninox an. Beide haben sich in einzelnen Projekten bewährt, die wir begleitet haben.
Wie wir die Auswahl begleiten
In der CRM-Auswahl treten wir als Sparringspartner an: Wir moderieren den Prozess auf Wunsch komplett, von der Aufgabenliste bis zum begleiteten Test mit Ihren Daten. Und wir sagen Ihnen auch, wenn cobra für Ihren Fall nicht die beste Wahl ist. Das kostet uns gelegentlich einen Auftrag und bringt uns regelmäßig Empfehlungen ein.
Den kleinsten Einstieg bietet das kostenlose Erstgespräch. Wenn die Entscheidung für cobra steht, geht es mit der Tarif- und Lizenzberatung weiter.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?
Ein ERP-System verwaltet Aufträge, Lager und Rechnungen, ein CRM-System die Beziehungen zu Kunden und Interessenten: Kontakte, Gespräche, Angebote und Verkaufschancen. In vielen Unternehmen laufen beide nebeneinander. Damit Adressen nicht doppelt gepflegt werden, verbinden wir cobra über Schnittstellen und Automatisierung mit dem ERP, etwa für Kundenstamm und Umsätze.
Lohnt sich ein CRM schon für kleine Teams?
Ja, sobald mehr als eine Person mit denselben Kunden arbeitet. Spätestens bei Urlaub, Krankheit oder einem Wechsel im Team zeigt sich, ob Gesprächsstände für alle nachvollziehbar sind. Für kleine Teams reicht oft ein schlanker Einstieg wie cobra One Essential oder die cobra CRM Cloud, der sich später erweitern lässt.
Was kostet die Begleitung bei der CRM-Auswahl?
Das Erstgespräch ist kostenlos. Danach hängt der Aufwand davon ab, ob wir nur Ihre Anforderungsliste gegenlesen oder den ganzen Prozess bis zum begleiteten Test moderieren. Den Umfang und die Kosten nennen wir Ihnen vorab, damit Sie entscheiden können. Wie Sie eine Anfrage so stellen, dass wir schnell einschätzen können, zeigt der Beitrag Die perfekte CRM-Projektanfrage.
