Was ein CRM in der Kanzlei nicht ist
Beginnen wir mit dem, was ein CRM in einer Anwaltskanzlei nicht ist: Es ist kein Ersatz für Ihre Kanzleisoftware. Aktenführung, Fristenkontrolle im berufsrechtlichen Sinne, Zwangsvollstreckung, RVG-Abrechnung und die Anbindung an das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) gehören in spezialisierte Systeme, und die sollten Sie behalten. Wer Ihnen etwas anderes verspricht, kennt Ihren Berufsalltag nicht. Interessant wird es bei allem, was neben der Akte passiert, und das ist mehr, als die meisten Kanzleien vermuten.
Wo ein CRM in der Kanzlei wirkt
- Mandantenkontakte jenseits des Mandats: Ein Unternehmensmandant hat Geschäftsführung, Rechtsabteilung, Einkauf und Personalabteilung, und aus jeder Ecke kommen Anfragen. Diese Beziehungslandschaft bildet keine Akte ab
- Empfehlungsnetzwerk: Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfung, Banken, Notariate und andere Kanzleien sind für die meisten Kanzleien der wichtigste Mandatszugang. Wer wen empfohlen hat und wann Sie sich zuletzt gemeldet haben, ist in cobra als Beziehung zwischen Kontakten abgebildet
- Historie über Mandate hinweg: Was hat dieser Mandant früher schon beschäftigt? Welche Themen kommen wieder?
- Mandantenkommunikation: Rundschreiben zu Gesetzesänderungen und Einladungen, zielgenau selektiert statt an alle, mit Nachweis der werberechtlichen Einwilligung
- Veranstaltungen: Mandantenseminare und Fachvorträge sind ein zentrales Akquiseinstrument, von der Einladung bis zur Teilnehmerliste
- Wiedervorlagen für die Mandatspflege: der Anruf nach Abschluss, das Jahresgespräch, das Nachfassen bei Interessenten
Verschwiegenheit bestimmt die Systemwahl
Anwältinnen und Anwälte unterliegen der Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO und § 203 StGB, ein Verstoß ist strafbewehrt. Für die Systemauswahl heißt das:
- Berechtigungen bis ins Detail: Wer sieht welche Mandanten und welche Notizen? cobra bringt ein mehrstufiges Rechtesystem mit, das sich pro Gruppe und Feld steuern lässt, wichtig auch für die Abschirmung bei Interessenkonflikten
- Betrieb auf eigenen Servern: Für viele Kanzleien ist das die einzige akzeptable Betriebsart. cobra One kann das vollständig, ohne Cloud-Zwang, mit den Daten auf Ihrem eigenen Server
- Datenschutzfunktionen wie Löschplan, Sperrliste und protokollierte Datenweitergabe sind eingebaut, nicht nachgerüstet
Ein Hinweis aus der Projektpraxis, der ernst gemeint ist: Legen Sie keine Mandatsinhalte ins CRM. Die gehören in die Akte. Ins CRM gehören Kontakte, Zuständigkeiten, Kommunikationshistorie auf der Ebene von Datum, Anlass und Beteiligten sowie das Netzwerk. Diese Trennung sauber zu ziehen, ist Teil der Einrichtung, und sie schützt Sie.
Hinweis
Diese Seite beschreibt, wie sich Anforderungen an Verschwiegenheit und Datenschutz technisch in cobra umsetzen lassen. Sie ist keine Rechtsberatung; die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Kanzlei.
Tarif und Einstieg
Für kleine Kanzleien reicht meist cobra One Essential. Kanzleien mit mehreren Standorten, Veranstaltungsprogramm oder regelmäßigen Mandantenrundschreiben fahren mit One Grow besser. Rundschreiben, Serienbriefe und Vollmachtsvorlagen erzeugt PRINT+PLUS direkt aus der Datenbank.
Unsere ehrliche Einschätzung: Wenn Ihre Kanzlei ausschließlich Einzelmandate im klassischen Ablauf bearbeitet, brauchen Sie vermutlich kein CRM. Sobald Sie aber Netzwerkpflege, Mandantenbindung oder Fachveranstaltungen systematisch betreiben wollen, fehlt Ihnen ohne CRM die Grundlage.
So läuft ein Projekt ab
In Kanzleien treten wir zuerst als Sparringspartner an: Lohnt sich ein CRM überhaupt, und wo verläuft die Grenze zur Akte? Danach setzen wir mit festem Umfang um:
- Erstgespräch: kostenlos und ehrlich, auch mit dem Ergebnis, dass Sie kein CRM brauchen
- Abgrenzung und Rechtekonzept: was ins CRM gehört, was in der Akte bleibt und wer was sehen darf
- Übernahme: Kontakte aus Outlook, Excel und Kanzleisoftware bereinigt zusammenführen
- Einrichtung und Schulung: Beziehungen, Wiedervorlagen, Vorlagen für Rundschreiben und Veranstaltungen
- Begleitung: Support, Updates und eine Durchsicht der Berechtigungen, wenn sich das Team verändert
Häufige Fragen
Können wir cobra mit unserer Kanzleisoftware verbinden?
Oft ja, über Import, Export oder die cobra API, sofern die Kanzleisoftware eine Schnittstelle bietet. Sinnvoll ist meist ein Abgleich der Mandantenstammdaten, nicht der Akteninhalte. Was mit Ihrer Software geht, prüfen wir vor dem Angebot; wenn nur ein manueller Abgleich möglich ist, sagen wir das vorher.
Wie erreichen Mandantenrundschreiben die richtigen Empfänger?
Über eine Selektion nach Rechtsgebiet, Branche oder Interesse, kombiniert mit dem Nachweis der Einwilligung. cobra speichert, wer wann eingewilligt hat, und Sperrvermerke warnen, wenn jemand ohne Einwilligung angeschrieben werden soll. Serien-E-Mails gehen direkt aus cobra oder über eine Newsletter-Schnittstelle.
Wie lange dauert die Einführung in einer Kanzlei?
Eine Grundeinrichtung mit Kontakten, Zuständigkeiten und Vorlagen ist in wenigen Tagen erledigt. Mit Datenübernahme aus mehreren Quellen, Rechtekonzept und Veranstaltungsmodul dauert ein Projekt einige Wochen. Den größten Anteil hat meist die Bereinigung der Altbestände aus Outlook und Excel, nicht die Software.
