Beginnen wir mit dem, was ein CRM in einer Anwaltskanzlei nicht ist: Es ist kein Ersatz für Ihre Kanzleisoftware. Aktenführung, Fristenkontrolle im berufsrechtlichen Sinne, Zwangsvollstreckung, RVG-Abrechnung, beA-Anbindung – dafür gibt es spezialisierte Systeme, und die sollten Sie behalten. Wer Ihnen etwas anderes verspricht, kennt Ihren Berufsalltag nicht.
Interessant wird es bei allem, was neben der Akte passiert. Und das ist mehr, als die meisten Kanzleien vermuten.
Wo ein CRM in der Kanzlei wirkt
- Mandantenkontakte jenseits des Mandats: Ein Unternehmensmandant hat Geschäftsführung, Rechtsabteilung, Einkauf, Personalabteilung – und aus jeder Ecke kommen Anfragen. Diese Beziehungslandschaft bildet keine Akte ab
- Empfehlungsnetzwerk: Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Banken, Notare, andere Kanzleien – für die meisten Kanzleien der wichtigste Mandatszugang. Wer wen empfohlen hat und wann Sie sich zuletzt gemeldet haben, ist wertvolles Wissen und in cobra als Beziehung zwischen Kontakten abbildbar
- Historie über Mandate hinweg: Was hat dieser Mandant früher schon beschäftigt? Welche Themen kommen wieder?
- Mandantenkommunikation: Rundschreiben zu Gesetzesänderungen, Einladungen zu Veranstaltungen – zielgenau selektiert statt an alle, mit Nachweis der werberechtlichen Einwilligung
- Veranstaltungen: Mandantenseminare und Fachvorträge sind für Kanzleien ein zentrales Akquiseinstrument – von der Einladung bis zur Teilnehmerliste
- Wiedervorlagen für die Mandatspflege: der Anruf nach Abschluss, das Jahresgespräch, das Nachfassen beim Interessenten
Verschwiegenheit: die Anforderung, die alles bestimmt
Anwälte unterliegen der Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO und § 203 StGB – strafbewehrt. Für die Systemauswahl heißt das:
- Berechtigungen bis ins Detail: Wer sieht welche Mandanten und welche Notizen? cobra bringt ein mehrstufiges Rechtesystem mit, das sich pro Gruppe und Feld steuern lässt – wichtig auch für die Abschirmung bei Interessenkonflikten
- On-Premise ist für viele Kanzleien die einzige akzeptable Betriebsart. cobra kann das – vollständig, ohne Cloud-Zwang, mit den Daten auf Ihrem eigenen Server
- DSGVO-Funktionen wie Löschplan, Sperrliste und protokollierte Datenweitergabe sind eingebaut, nicht nachgerüstet
Ein Hinweis aus der Projektpraxis, der ernst gemeint ist: Legen Sie keine Mandatsinhalte ins CRM. Die gehören in die Akte. Ins CRM gehören Kontakte, Zuständigkeiten, Kommunikationshistorie auf Metadaten-Ebene und das Netzwerk. Diese Trennung sauber zu ziehen, ist Teil der Einrichtung – und sie schützt Sie.
Tarif und Einstieg
Für kleine Kanzleien reicht meist cobra One Essential; Kanzleien mit mehreren Standorten, Veranstaltungsprogramm oder Mandantenrundschreiben fahren mit One Grow besser. Rundschreiben, Serienbriefe und Vollmachtsvorlagen erzeugt PRINT+PLUS direkt aus der Datenbank.
Unsere ehrliche Einschätzung: Wenn Ihre Kanzlei ausschließlich Einzelmandate im klassischen Ablauf bearbeitet, brauchen Sie vermutlich kein CRM. Sobald Sie aber Netzwerkpflege, Mandantenbindung oder Fachveranstaltungen systematisch betreiben wollen, fehlt Ihnen ohne CRM die Grundlage. Was davon auf Sie zutrifft, klären wir gern im kostenlosen Erstgespräch.