Was eine Wirtschaftsförderung im CRM braucht
Eine Wirtschaftsförderung lebt von Beziehungen, die über Jahre laufen und viele Beteiligte haben: Unternehmen im Bestand, Gründungsinteressierte, Investoren, Kammern und Politik. Ein CRM muss deshalb mehr können als Adressen speichern:
- Firmendatenbank mit Bestandspflege: Wer hat wann mit welchem Unternehmen gesprochen? Das ist für das ganze Team nachvollziehbar, auch wenn jemand die Stelle wechselt
- Beratungsprotokolle und Vorgänge: Ansiedlungsanfragen und Förderberatungen laufen über Wochen und mehrere Beteiligte. Als Vorgang mit Status und Wiedervorlage geht keiner verloren
- Gewerbeflächen und Leerstände: Flächen, Objekte und Gesuche als eigene Datenmodelle in freien Tabellen, verknüpft mit den Interessenten
- Veranstaltungen: vom Unternehmerfrühstück bis zum Standortforum mit Einladung, Anmeldung, Teilnehmerliste und Nachbereitung über cobra EVENT
- Berichte für Ausschuss und Politik: Zahlen zu Beratungen, Ansiedlungen und Veranstaltungen kommen als Auswertung aus cobra, nicht aus Nebenlisten
Wirtschaftsförderungen sind für die p17 GmbH ein Schwerpunkt, für den wir eine eigene Themenseite betreiben. Dort beschreiben wir jeden Baustein ausführlich, vom Adressmanagement über Kooperationsbörsen bis zum Datenschutz in der Wirtschaftsförderung: CRM für Wirtschaftsförderungen auf p17-wfcrm.de.
Gewerbemeldungen automatisch übernehmen
Neue, umgezogene und abgemeldete Betriebe lassen sich direkt aus den Gewerbemeldungen in cobra übernehmen. Grundlage ist die XGewerbeordnung, der Datenstandard für die digitale Übermittlung von Gewerbeanzeigen, der seit 2021 die frühere XGewerbeanzeige ablöst. Ein zusätzlicher Dienst liest die XML-Dateien ein und unterscheidet drei Fälle:
- Anmeldung: cobra legt eine neue Firmenadresse an und füllt Firmenname, Straße, Hausnummer, PLZ und Ort
- Abmeldung: Die Adresse wird auf inaktiv gesetzt, nicht gelöscht. Historie und Kontakte bleiben erhalten
- Ummeldung: Eine bestehende Adresse wird aktualisiert; ist der Betrieb noch nicht erfasst, wird er neu angelegt
So bleibt der Firmenbestand aktuell, ohne dass jemand Meldungen abtippt. Welche Meldungen Sie erhalten und verarbeiten dürfen, klären Sie vorab mit dem Gewerbeamt und Ihrer Datenschutzstelle. Wie die Einrichtung abläuft, zeigt der Beitrag Gewerbemeldungen aus der XGewerbeordnung in cobra importieren.
Aus der Praxis: eine Wirtschaftsförderungsgesellschaft im Münsterland
Ein Projekt aus dem Jahr 2014 zeigt, wie viel Arbeit ein gut eingerichtetes CRM einer Wirtschaftsförderung abnimmt. Die Gesellschaft hatte ihre Adressen jahrelang in einer selbst entwickelten Access-Datenbank gepflegt, die mit wachsender Datenmenge immer häufiger ausfiel.
- Datenübernahme: Rund 30.000 Datensätze wurden bereinigt und übernommen. Ansprechpartner hängen seitdem als Nebenadressen an ihrem Unternehmen, eine Adressänderung wird nur noch einmal erfasst, Dubletten wurden zusammengeführt
- Newsletter: Viermal im Jahr geht ein E-Mail-Newsletter an über 4.000 Unternehmen, Multiplikatoren und Vertreter der Finanz- und Immobilienwirtschaft. Jeder Versand steht automatisch in der Kontakthistorie
- Abgleich mit der Website: Gewerbeimmobilien, Veranstaltungen und die regionale Betriebsdatenbank werden nur noch in cobra gepflegt, ein täglicher Abgleich überträgt die Änderungen auf die Website
- Dokumente: Eine Anbindung an das Dokumentenmanagement ordnet gescannte Förderanträge und Bescheide dem richtigen Datensatz zu
Nach wenigen Wochen arbeiteten alle Abteilungen mit cobra. Die Schnittstellen folgten in Teilschritten, nach einem Jahr war das Projekt abgeschlossen. Damals lief es auf cobra CRM PRO; dieselben Bausteine gibt es heute in den cobra One Tarifen.
Tarif und Erweiterungen
Die Basis ist in der Regel cobra One Grow: Mit acht freien Tabellen und 16 Zusatztabellen bildet Grow Flächen, Gesuche, Vorgänge und Veranstaltungen ab, dazu kommen Auswertungen und Workflows. Betrieben wird cobra One auf eigenen Servern, was für kommunale Datenschutzvorgaben oft entscheidend ist. Je nach Projekt ergänzen wir:
- cobra FORMS für Online-Anmeldungen und Datenabfragen bei Unternehmen
- MAP+PLUS für Flächen und Firmen auf der Landkarte
- PRINT+PLUS für Berichte und Bescheinigungen
- den E-Mail-Autopilot, der Nachrichten aus dem zentralen Info-Postfach den richtigen Kontakten zuordnet
Sollen kommunale Fachverfahren angebunden werden, prüfen wir zuerst die cobra API und erst danach eine Individualprogrammierung.
So läuft ein Projekt ab
In Wirtschaftsförderungen treten wir meist als Umsetzer an: ein Projekt mit festem Umfang und einem festen Ansprechpartner, von der Bestandsaufnahme bis zur Übergabe.
- Erstgespräch: kostenlos, mit Blick auf Ihre heutigen Listen, Datenbanken und Berichtspflichten
- Workshop zur Datenstruktur: Welche Firmendaten, Vorgänge, Flächen und Veranstaltungen brauchen Sie, und wer pflegt was?
- Datenübernahme: Bereinigung, Dublettenprüfung und Übernahme der Altbestände als eigener Schritt
- Einrichtung und Schulung: Masken, Auswertungen und Vorlagen, danach lernt Ihr Team das System an echten Fällen
- Schnittstellen in Stufen: Gewerbemeldungen, Website und Formulare, sobald der Alltag in cobra läuft
Nach dem Start bleiben wir Ihr Ansprechpartner für Support, Updates und neue Anforderungen.
Häufige Fragen
Können wir Gewerbemeldungen automatisch in cobra übernehmen?
Ja. Ein zusätzlicher Dienst liest die XML-Dateien im Standard XGewerbeordnung ein: Anmeldungen werden als neue Firmenadresse angelegt, Abmeldungen setzen die Adresse auf inaktiv, Ummeldungen aktualisieren den Bestand. Welche Felder übernommen werden, legen wir gemeinsam fest. Die Einrichtung beschreibt der Beitrag Gewerbemeldungen in cobra importieren.
Läuft cobra auch auf den Servern unserer Verwaltung?
Ja. cobra One ist für den Betrieb auf eigenen Servern gebaut, Datenbank und Dokumente bleiben in Ihrer Infrastruktur. Für viele kommunale Gesellschaften ist das die Voraussetzung. Wer keinen eigenen Server betreiben möchte, kann cobra in einem deutschen Rechenzentrum hosten lassen. Die Installation stimmen wir mit Ihrer IT ab.
Wie übernehmen wir unsere alte Access- oder Excel-Datenbank?
Als eigenen Projektschritt vor dem Start. Wir bereinigen Dubletten, ordnen Ansprechpartner ihren Unternehmen zu und übernehmen Historien, soweit sie strukturiert vorliegen. Im Praxisbeispiel auf dieser Seite waren es rund 30.000 Datensätze aus einer Access-Datenbank. Warum sich der Umstieg lohnt, steht im Beitrag Adressen verwalten mit Access.
Können Flächen und Veranstaltungen automatisch auf unserer Website erscheinen?
Ja, über eine Schnittstelle. Im Praxisbeispiel überträgt ein täglicher Abgleich Gewerbeimmobilien, Veranstaltungen und die regionale Betriebsdatenbank aus cobra auf die Website, gepflegt wird nur noch in cobra. Heute läuft so ein Abgleich meist über die cobra API. Ob Ihr Redaktionssystem das unterstützt, prüfen wir vor dem Angebot.
