Beziehungspflege statt Produktkatalog
Bei Dienstleistern entscheidet nicht der Produktkatalog, sondern die Beziehungspflege. Wer wurde von wem empfohlen? Welches Projekt lief zuletzt, mit welchem Ergebnis? Wann hat der wichtigste Kunde zuletzt etwas Nützliches bekommen, außer einer Rechnung? Ein gutes Kontaktmanagement beantwortet diese Fragen, bevor sie im Termin gestellt werden.
Was Dienstleister in cobra abbilden
- Kontakthistorie als Herzstück: Jedes Gespräch, jede E-Mail und jedes Angebot steht am Kontakt, E-Mails ordnet der E-Mail-Autopilot automatisch zu. Das ist die Grundlage für Vertretung, Übergaben und einen sicheren Auftritt im Folgetermin
- Projekte und Aufträge: als Zusatztabellen mit Status, Zeitraum und Beteiligten, damit die Kundenakte das ganze Bild zeigt
- Netzwerk und Empfehlungen: Wer kennt wen, wer hat wen empfohlen? Beziehungen zwischen Kontakten sind in cobra Datenfelder, kein Kopfwissen
- Selektion statt Streuverlust: „Alle Kunden aus dem Maschinenbau, für die wir seit zwei Jahren nicht tätig waren“ ist eine Selektion, daraus wird eine Newsletter-Kampagne und daraus werden neue Gespräche
- Termine und Wiedervorlagen: Nachfassen zum richtigen Zeitpunkt, systematisch statt zufällig
Bausteine für den Dienstleister-Alltag
Berichte und Projektdokumente direkt aus der Datenbank liefert PRINT+PLUS, vom Statusbericht bis zur Serienauswertung. Ein Kundenportal für Dokumente und Selbstbedienung bietet das cobra CXM Portal; für Feedback und Anfragen genügt oft ein Formular mit cobra FORMS. Wer Abläufe automatisieren will, etwa eine Anfrage von der Website, aus der automatisch Kontakt und Aufgabe werden, findet in der cobra API mit n8n den passenden Werkzeugkasten.
Aus der Praxis: zwei ausgezeichnete Dienstleister-Projekte
Zwei Projekte, für die wir den cobra CRM Award erhalten haben, stammen von Dienstleistern:
- Ein Dienstleister mit Serviceeinsätzen beim Kunden (Award 2022): cobra CRM PRO ist das zentrale System von der Anfrage bis zur Rechnung. Das Angebot entsteht mit PRINT+PLUS, bei Zusage legt cobra automatisch den Auftrag und bei Bedarf eine neue Kundennummer an. Die Disposition plant die Einsätze mit TOUR+PLUS, der Kunde unterschreibt nach dem Einsatz digital in der Mobile CRM App, und die Rechnungen erzeugt cobra in festen Intervallen automatisch. Mehr im Beitrag cobra CRM Award 2022
- Ein Entsorgungsunternehmen (Award 2019): Adressverwaltung und Kundenkommunikation liefen vorher überwiegend über Excel-Listen. In gemeinsamen Workshops haben wir die Vertriebsprozesse analysiert, in cobra CRM PRO als Kampagnen abgebildet und nach einigen Durchläufen nachgeschärft. Der Vertrieb arbeitet seitdem deutlich effizienter. Mehr im Beitrag cobra CRM Award 2019
Vom Gründungsteam bis zur etablierten Beratung
- Gründungsteams und Solo-Beratungen: cobra CRM Cloud Base, im Browser starten, ohne Server und IT-Projekt
- Kleine Teams: cobra One Essential mit Kontakthistorie, Sales Pipeline und Anbindung an Microsoft 365
- Etablierte Dienstleister: cobra One Grow mit Newsletter, Auswertungen, Workflows und E-Mail-Autopilot
Für die freien Berufe gibt es eigene Seiten: Steuerkanzleien und Rechtsanwaltskanzleien. Größere Häuser mit Spezialprozessen unterstützen wir mit einer koordinierten Individualprogrammierung.
So läuft ein Projekt ab
Wir sind selbst Dienstleister und kennen das Problem aus eigener Erfahrung: Das wertvollste Wissen steckt in Postfächern. Deshalb beginnen wir mit der Kontakthistorie und treten als Umsetzer und auf Wunsch als Sparringspartner für Ihre Vertriebsabläufe an:
- Erstgespräch: kostenlos, mit Ihren Kundengruppen, Leistungen und dem Weg einer Anfrage bis zum Auftrag
- Datenstruktur: Kontakte, Beziehungen, Projekte und die Merkmale, nach denen Sie später selektieren
- Übernahme: Adressen aus Outlook, Excel und Altsystemen bereinigt zusammenführen
- Einrichtung und Schulung: E-Mail-Zuordnung, Vorlagen und Wiedervorlagen, danach Schulung an echten Kundenfällen
- Begleitung: Support, Updates und eine Durchsicht nach einigen Monaten, ob die Abläufe im Alltag tragen
Wie wir selbst arbeiten, steht auf der Seite über die p17 GmbH.
Häufige Fragen
Lohnt sich ein CRM schon für ein kleines Büro?
Ja, sobald mehr als eine Person mit denselben Kunden spricht oder Empfehlungen systematisch gepflegt werden sollen. Für Solo-Beratungen reicht oft cobra CRM Cloud Base im Browser, kleine Teams starten mit cobra One Essential. Entscheidend ist weniger die Größe als die Frage, ob Wissen heute in Köpfen und Postfächern steckt statt an einem gemeinsamen Ort.
Können wir Projekte und Zeiten in cobra erfassen?
Projekte ja, als Zusatztabelle mit Status, Zeitraum, Beteiligten und Dokumenten am Kunden. Für Zeiterfassung und Abrechnung nach Stunden nutzen die meisten Dienstleister ein eigenes System. Das lässt sich über die cobra API anbinden; für einige Zeiterfassungen gibt es fertige Schnittstellen. Was zu Ihrem System passt, prüfen wir vorab.
Wie kommen E-Mails automatisch in die Kontakthistorie?
Mit dem E-Mail-Autopilot. Er überwacht Postfächer oder einzelne Ordner und ordnet eingehende E-Mails regelbasiert dem passenden cobra Kontakt zu, auch aus Sammelpostfächern wie info@. Enthalten ist er in cobra One Grow mit zwei Postfächern und in One Max mit einem Postfach je Benutzer, nicht in One Essential.
