Was um die Zahlen herum passiert
Steuerkanzleien gehören zu den bestorganisierten Betrieben, die wir kennen, solange es um Zahlen geht. Bei allem, was um die Zahlen herum passiert, sieht es oft anders aus: Wer hat mit dem Mandanten über die geplante Betriebsaufspaltung gesprochen? Welche Mandanten warten noch auf Unterlagen? Wer betreut eigentlich die Tochtergesellschaft? Diese Informationen stehen selten dort, wo alle sie finden.
Was ein CRM in der Steuerkanzlei leistet
- Mandantenstruktur: Mandant, Beteiligungen, verbundene Gesellschaften und Ansprechpartner mit Rollen, eine Struktur, die in der Buchhaltungssoftware so nicht abbildbar ist
- Kontakthistorie: Jedes Gespräch, jede Zusage und jede offene Frage ist dokumentiert, entscheidend, wenn die zuständige Person im Urlaub oder ausgeschieden ist
- Zuständigkeiten und Vertretungen: Wer betreut wen, wer springt ein?
- Fristen und Wiedervorlagen rund um die Mandatsbetreuung: nicht als Ersatz für die Fristenkontrolle der Kanzleisoftware, sondern für alles daneben, also Rückrufe, Unterlagenanforderungen und Jahresgespräche
- Mandatsakquise und Netzwerk: Empfehlungsgeber, Banken, Rechtsanwaltskanzleien und andere Multiplikatoren, bei Steuerkanzleien der wichtigste Vertriebsweg
- Feste Abläufe für neue Mandate, damit beim Onboarding kein Schritt vergessen wird
DATEV und cobra nebeneinander
Der naheliegende Einwand lautet: „Wir haben doch DATEV.“ Genau deshalb muss das CRM sauber neben DATEV laufen, ohne doppelte Stammdatenpflege und ohne widersprüchliche Adressbestände. Dafür gibt es zwei Bausteine:
- DATEV-Schnittstelle: Sie übergibt Kunden- und Rechnungsdaten aus cobra an DATEV, also Ausgangsrechnungen, offene Posten und Buchungsdaten, und lässt sich an Ihre Feldstruktur anpassen. Sie ist Teil der weiteren cobra Zusatzmodule
- Abgleich der Mandantenstammdaten: Wie die Stammdaten aus Ihrer DATEV-Umgebung nach cobra kommen, hängt von den Programmen ab, die Sie einsetzen. Wir prüfen Import, die cobra API mit n8n als Middleware und erst danach eine Individualprogrammierung
Ehrlich gesagt: Welche Richtung die Daten nehmen und wie oft abgeglichen wird, klären wir an Ihrer Umgebung, bevor wir ein Angebot schreiben. Eine Pauschalzusage für jede DATEV-Konstellation geben wir nicht.
Verschwiegenheit ist kein Nebenthema
Steuerberaterinnen und Steuerberater unterliegen der beruflichen Verschwiegenheitspflicht, und die reicht weiter als der allgemeine Datenschutz. Für das CRM heißt das konkret:
- Feine Berechtigungen: Wer darf welche Mandanten überhaupt sehen? cobra bringt ein mehrstufiges Rechtesystem mit, das sich bis auf Feldebene steuern lässt
- Betrieb auf eigenen Servern: In vielen Kanzleien ist das die bewusste Entscheidung. Die Daten verlassen das Haus nicht, die Kette der Auftragsverarbeitung bleibt kurz
- Datenschutzfunktionen wie Löschplan, Protokollierung von Weitergaben und Auskunft sind eingebaut, für einen Berufsstand, der ohnehin gründlich dokumentiert, eine natürliche Ergänzung
Hinweis
Wir beschreiben, wie sich Anforderungen an Verschwiegenheit und Datenschutz technisch in cobra umsetzen lassen. Das ist keine Rechtsberatung. Die berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Kanzlei und Ihrer Datenschutzberatung.
Tarif und Einstieg
Kleine Kanzleien starten meist mit cobra One Essential ab 36 € je Nutzer und Monat netto (Stand Oktober 2026). Sobald Mandatsstrukturen mit eigenen Datenmodellen (Beteiligungen, Fristarten, Leistungsarten) oder Auswertungen dazukommen, ist One Grow die richtige Stufe. Mandantenrundschreiben, Serienbriefe und Bescheinigungen erzeugen Sie mit PRINT+PLUS.
So läuft ein Projekt ab
Beginnen Sie mit genau einem Anwendungsfall, meist der Mandantenhistorie. Wenn im Team zum ersten Mal jemand sagt „Ich sehe es ja hier, ihr habt letzte Woche telefoniert“, hat sich das Projekt bereits gelohnt. Wir treten dabei als Umsetzer an und denken bei Rechtekonzept und DATEV-Anbindung mit:
- Erstgespräch: kostenlos, mit Ihrer DATEV-Umgebung, Kanzleigröße und den Fragen, die heute niemand schnell beantworten kann
- Rechtekonzept: festlegen, wer welche Mandanten, Tabellen und Notizen sieht
- Stammdaten und Historie: Mandanten übernehmen, Zuständigkeiten hinterlegen, Gesprächsnotizen starten
- Schulung: das Team lernt die Historie an echten Mandantenfällen
- Zweite Stufe: Wiedervorlagen, Empfehlungsnetzwerk und Anbindung an DATEV, sobald der Alltag in cobra läuft
Häufige Fragen
Ersetzt cobra unsere DATEV-Software?
Nein. DATEV bleibt das führende System für Buchhaltung, Abschlüsse und Fristenkontrolle. cobra übernimmt die Beziehungsebene: wer mit wem gesprochen hat, wer zuständig ist, welche Unterlagen fehlen und wer die Kanzlei empfohlen hat. Beide Systeme laufen nebeneinander, die Mandantenstammdaten sollen dabei nur an einer Stelle gepflegt werden.
Wie sehen nur die Zuständigen einen Mandanten?
Über das Rechtesystem von cobra. Sie legen fest, welche Gruppe welche Mandanten, Tabellen und Felder sehen und bearbeiten darf; vertrauliche Notizen sind damit nur für das zuständige Team sichtbar. Ob die Einstellungen Ihren berufsrechtlichen Pflichten genügen, bewerten Sie mit Ihrer Datenschutzberatung, wir setzen das Konzept technisch um.
Mit welchem Anwendungsfall sollten wir anfangen?
Mit der Mandantenhistorie. Wenn alle Gespräche, Zusagen und offenen Fragen am Mandanten stehen, wirkt das CRM ab dem ersten Tag, etwa bei Urlaubsvertretungen. Zuständigkeiten, Wiedervorlagen für Unterlagen und das Empfehlungsnetzwerk folgen in einer zweiten Stufe, wenn das Team mit cobra vertraut ist.
