Steuerkanzleien gehören zu den bestorganisierten Betrieben, die wir kennen – solange es um Zahlen geht. Bei allem, was um die Zahlen herum passiert, sieht es oft anders aus: Wer hat mit dem Mandanten über die geplante Betriebsaufspaltung gesprochen? Welche Mandanten warten noch auf Unterlagen? Wer betreut eigentlich die Tochtergesellschaft? Diese Informationen stehen selten dort, wo alle sie finden.
Was ein CRM in der Steuerkanzlei leistet
- Mandantenstammdaten zentral: Mandant, Beteiligungen, verbundene Gesellschaften und Ansprechpartner mit Rollen – die Struktur, die in der Buchhaltungssoftware so nicht abbildbar ist
- Kontakthistorie: Jedes Gespräch, jede Zusage, jede offene Frage dokumentiert – entscheidend, wenn der zuständige Berater im Urlaub oder ausgeschieden ist
- Zuständigkeiten und Vertretungen: Wer betreut wen, wer springt ein
- Fristen und Wiedervorlagen rund um die Mandatsbetreuung – nicht als Ersatz für das Fristenkontrollsystem der Kanzleisoftware, sondern für alles, was daneben liegt: Rückrufe, Unterlagenanforderungen, Jahresgespräche
- Mandatsakquise und Netzwerk: Empfehlungsgeber, Banken, Rechtsanwälte, Multiplikatoren – bei Steuerberatern ist das Netzwerk der wichtigste Vertriebskanal
- Dokumentierte Onboarding-Prozesse für neue Mandate, damit kein Schritt vergessen wird
Die DATEV-Anbindung
Der naheliegende Einwand lautet: „Wir haben doch DATEV." Genau deshalb ist die DATEV-Schnittstelle der Schlüssel: Sie übergibt Kunden- und Rechnungsdaten automatisch – Ausgangsrechnungen, offene Posten, Buchungsdaten – und lässt sich individuell an Ihre Feldstruktur anpassen. So bleibt DATEV das führende System für die Zahlen, während das CRM die Beziehungsebene übernimmt: keine doppelte Stammdatenpflege, keine widersprüchlichen Adressbestände.
Wo die Standardschnittstelle nicht reicht, prüfen wir den Weg über die cobra API mit n8n als Middleware, bevor eine Individualprogrammierung beginnt.
Verschwiegenheit ist hier kein Nebenthema
Steuerberater unterliegen der beruflichen Verschwiegenheitspflicht – und die reicht weiter als der allgemeine Datenschutz. Für das CRM heißt das konkret:
- Feingranulare Berechtigungen: Wer darf welche Mandanten überhaupt sehen? cobra bringt ein mehrstufiges Rechtesystem mit, das sich bis auf Feldebene steuern lässt
- On-Premise-Betrieb ist in vielen Kanzleien die bewusste Entscheidung – die Daten verlassen das Haus nicht, die Vertragskette der Auftragsverarbeitung bleibt kurz
- DSGVO-Funktionen wie Löschplan, Protokollierung von Weitergaben und Auskunftsfähigkeit sind bereits eingebaut – bei einem Berufsstand, der ohnehin dokumentationsstark arbeitet, eine natürliche Ergänzung
Tarif und Einstieg
Kleine Kanzleien starten meist mit cobra One Essential; sobald Mandatsstrukturen mit eigenen Datenmodellen (Beteiligungen, Fristarten, Leistungsarten) oder Auswertungen dazukommen, ist One Grow die richtige Stufe. Serienbriefe, Mandantenrundschreiben und Bescheinigungen erzeugen Sie komfortabel mit PRINT+PLUS.
Praxis-Tipp: Beginnen Sie mit genau einem Anwendungsfall – meist der Mandantenhistorie. Wenn im Team zum ersten Mal jemand sagt „Ich seh's ja hier, ihr habt letzte Woche telefoniert", hat sich das Projekt bereits bezahlt gemacht. Sprechen Sie uns an, wir richten den Einstieg gemeinsam ein.