cobra einrichten und optimieren: das CRM an Ihren Betrieb anpassen

Woran Sie eine schlecht eingerichtete Installation erkennen

Die größte Stärke von cobra ist die Anpassbarkeit, und genau darin liegt das Risiko. Felder, Tabellen, Ansichten und Prozesse lassen sich auf Ihren Betrieb zuschneiden, aber schlecht eingerichtet produziert cobra Frust statt Nutzen. Typische Anzeichen aus unseren Erstgesprächen: Niemand pflegt die Historie, Recherchen liefern falsche Ergebnisse, und jede Person im Team „macht es anders“. Unsere Rolle ist hier Umsetzen: Wir übernehmen die Einrichtung als Projekt mit klarem Umfang und festem Ansprechpartner.

Was wir einrichten und optimieren

• Datenbankstruktur: Felder, Zusatztabellen, Untertabellen und freie Tabellen, sauber geplant statt historisch gewachsen
• Ansichten und Eingabemasken: Masken, die zeigen, was wichtig ist, je Abteilung und Rolle
• Datenqualität: Dubletten bereinigen, Felder vereinheitlichen, Auswahllisten statt Freitext
• Prozesse: Wiedervorlagen, Vertriebsphasen, Kampagnen, so abgebildet, wie Ihr Team wirklich arbeitet
• Berechtigungen: Wer sieht was, wer darf was ändern?
• Auswertungen: von der einfachen Recherche bis zum Dashboard (ab One Grow bzw. CRM PRO)
• Erscheinungsbild: zum Beispiel Ihr Firmenlogo im Startbild von cobra; wie das geht, zeigt das Video Logo im cobra Startbild hinterlegen

Wir arbeiten mit allen Produkten der cobra Welt, von ADRESS PLUS über CRM PLUS, PRO und BI bis zu allen cobra One Tarifen.

Ansichten und Eingabemasken: hier entscheidet sich der Alltag

Die Eingabemaske ist das Element, mit dem Ihr Team jeden Tag arbeitet: beim Erfassen, beim Recherchieren und beim Nachschlagen. Im Windows-Programm von cobra baut sich die Oberfläche aus einer Ansicht auf, in die Tabellen, Registerkarten und Eingabemasken gezogen werden. Gestaltet wird das im Ansichteneditor, der aus mehreren Ebenen besteht und ohne regelmäßige Übung nicht leicht zu durchschauen ist. Das Video unten erklärt die Grundlagen zu Cockpits, Ansichten und Eingabemasken. In cobra CRM PRO und CRM BI lassen sich zusätzlich dynamische Masken bauen, die das Team Schritt für Schritt durch einen Vorgang führen.

Wer tiefer einsteigen will, findet auf unserem Kanal die Schulung zum cobra Ansichteneditor und die Schulung zu den Eingabemasken in cobra.

Praxis-Tipp: Lassen Sie das Feld, in dem der Cursor steht, farbig hervorheben. Das geht in allen klassischen Versionen unter Datei → Ansicht bearbeiten → Eingabemaske bearbeiten: Feld auswählen, in den Experteneinstellungen „Aussehen, wenn fokussiert“ eine Hintergrundfarbe setzen und den Stil mit Pipette und Pinsel auf die übrigen Felder übertragen. Gerade in vollen Masken spart das jeden Tag Suchzeit.

Datenaudit: erst messen, dann aufräumen

Bevor wir Dubletten bereinigen oder Felder umbauen, lohnt ein Blick auf den Zustand Ihrer Daten. Das Datenaudit ist eine Bestandsaufnahme Ihrer Firmenadressen und zeigt, wo Ihre Datenbank stark ist und wo nicht. Hier ist unsere Rolle Mitdenken. Geprüft werden:

• Struktur der Basisdaten und Dubletten innerhalb Ihres Bestands
• versteckte Dubletten durch Abgleich mit einer externen Datenbank
• Aktualität: Insolvenzen, Liquidationen, Werbeverweigerer
• Verteilung nach Rechtsform, Region (erste Stelle der PLZ), Branche, Mitarbeiter- und Umsatzklassen
• Verflechtungen wie Töchter und Filialen

Dafür stellen Sie uns Ihre Firmenadressen zum Beispiel als Excel-Liste bereit, jede Zeile mit einer eindeutigen Nummer. Vorher regeln wir die Verarbeitung in einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Über die Nummer spielen wir die Ergebnisse anschließend in Ihr cobra zurück. Zeigt das Audit, dass viele Adressen veraltet sind, übernimmt der Geschäftsbereich Daten der p17 GmbH die Bereinigung und reichert die Adressen mit Branche, Mitarbeiter- und Umsatzklasse an.

So läuft ein Projekt ab

1. Erstgespräch und Bedarfsanalyse: Wie arbeiten Sie heute, wo hakt es, was soll besser werden?
2. Konzept: Feldstruktur, Ansichten und Prozesse auf dem Papier, bevor etwas umgebaut wird
3. Umsetzung: Anpassung Ihrer Installation, bei Bedarf mit Testphase parallel zum Betrieb
4. Schulung: Ihr Team lernt das neue Setup an echten Beispielen.
5. Start und Nachbetreuung: Wir bleiben ansprechbar, bis alles rund läuft.

Dauer und Kosten

Eine Grundeinrichtung ist in wenigen Tagen erledigt. Projekte mit Datenübernahme und mehreren Abteilungen dauern einige Wochen. Wir arbeiten für kleine Unternehmen genauso wie für Mittelständler mit Dutzenden Arbeitsplätzen.

Zur Orientierung die Richtwerte für eine Einzelplatz-Installation mit erster eigener Datenbankstruktur, ermittelt für cobra ADRESS PLUS:

Stand September 2025, Quelle: Preisbeispiel der p17 GmbH. Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand im 15-Minuten-Takt. Für den Aufbau einer eigenen Datenbankstruktur empfehlen wir zwei bis vier Stunden; nach oben ist je nach Umfang viel möglich, deshalb nennen wir den Aufwand vorab.

Was diese Leistung nicht ist

Wir richten cobra mit seinen Standardfunktionen ein. Wenn eine Anforderung damit nicht lösbar ist, etwa eine Schnittstelle zu Ihrer Branchensoftware, ist das ein Fall für die Individualprogrammierung. Und Datenschutzfunktionen wie Löschplan und Sperrliste richten wir als eigenes Paket ein, siehe DSGVO in cobra einrichten.

Praxis-Tipp: Die häufigsten Einrichtungsfehler, die wir korrigieren: zu viele Felder in der Haupttabelle, Freitext statt Auswahllisten, kryptische Feldnamen und fehlende Pflichtfelder. Wenn Sie sich hier wiedererkennen, lohnt ein kostenloser Erst-Check. Oft bringen schon zwei Beratungsstunden spürbare Verbesserung.