Was der öffentliche Bereich von einer Adressverwaltung erwartet
Im öffentlichen Bereich heißt die Anforderung selten „CRM“. Gesucht wird eine zentrale Adressverwaltung, die korrekt anschreibt, sauber protokolliert und den Datenschutz nicht dem Zufall überlässt. cobra beherrscht genau diese Disziplinen seit Jahrzehnten und läuft deshalb in vielen Verwaltungen, Kulturhäusern und Bildungseinrichtungen.
Typische Anforderungen und wie cobra sie löst
- Korrekte Anschriften und Anreden: cobra erfasst Adressen regelbasiert, auf Wunsch nach dem Gestaltungsratgeber des Bundesinnenministeriums, mit Amtsbezeichnungen, Titeln und Funktionen mit Rangfolge
- Verteiler und Serienbriefe: Pressemitteilungen, Einladungen und Bescheide entstehen aus mehrstufigen Selektionen und der Word-Anbindung von cobra, mehr dazu im Beitrag cobra und Windows
- Gremien und Funktionen: Ausschüsse, Beiräte und Träger mit Personen in mehreren Rollen, sauber abgebildet statt dreifach angelegt
- Datenschutz im CRM: Sperrvermerke, Auskunft, Löschkonzepte und protokollierte Datenweitergabe gehören bei cobra zur Grundausstattung, ein Thema, das im öffentlichen Bereich selten Verhandlungssache ist
- Datenhoheit: cobra One läuft auf Wunsch komplett auf eigener Infrastruktur, für viele öffentliche Häuser die Grundvoraussetzung
Hinweis
Unsere Hinweise zum Datenschutz beschreiben, wie sich Anforderungen technisch in cobra umsetzen lassen. Sie sind keine Rechtsberatung. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Datenschutzstelle.
Bausteine, die Projekte im öffentlichen Bereich abrunden
Kultur- und Bildungseinrichtungen leben von Veranstaltungen: cobra EVENT übernimmt Anmeldung, Tickets und Einlass, cobra FORMS die Online-Anmeldung mit dokumentierter Einwilligung. Für Hochschulen und Bildungsträger ist PRINT+PLUS ein Dauerläufer, weil Teilnahmebescheinigungen und Schulungszertifikate damit auf Knopfdruck aus der Datenbank kommen. Wo Fachverfahren angebunden werden müssen, prüfen wir zuerst die cobra API, bevor eine Individualentwicklung startet.
Für welche Häuser passt das?
Die Spanne reicht von der kleinen Kultureinrichtung mit drei Arbeitsplätzen, für die cobra One Essential reicht, über Volkshochschulen und Bildungsträger bis zur Stabsstelle mit Auswertungspflichten, die mit One Grow arbeitet. Für Wirtschaftsförderungen und für Verbände und Vereine gibt es eigene Seiten mit ihren Besonderheiten.
So läuft ein Projekt ab
Öffentliche Häuser scheitern selten an der Software, sondern an Altbeständen aus Referaten und Excel-Listen. Deshalb planen wir die Zusammenführung als eigenen Projektschritt und treten als Umsetzer mit festem Umfang an:
- Erstgespräch: kostenlos, mit Ihren Verteilern, Gremien und Vorgaben aus IT und Datenschutz
- Konzept: Felder, Schreibweisen, Rechte und Löschfristen festlegen, abgestimmt mit Ihrer Datenschutzstelle
- Datenzusammenführung: Bestände aus Referaten sammeln, Dubletten bereinigen und übernehmen
- Installation und Schulung: auf Ihrer Infrastruktur, danach Schulung der Teams, die Adressen pflegen
- Begleitung: Support, Updates und die jährliche Durchsicht der Löschfristen
Häufige Fragen
Können wir cobra in unserem eigenen Rechenzentrum betreiben?
Ja. cobra One ist für den Betrieb auf eigenen Servern gebaut; Datenbank und Dokumente liegen in Ihrer Infrastruktur, und Ihre IT behält die Kontrolle über Updates und Zugriffe. Wir stimmen die Installation mit Ihrer IT ab und übernehmen auf Wunsch Einrichtung und Updates per Fernwartung.
Wie beantworten wir eine Auskunftsanfrage nach der DSGVO?
Mit der Auskunftsfunktion von cobra: Sie erzeugt die gespeicherten Daten einer Person per Knopfdruck als PDF, sofern die Datenschutzfunktionen eingerichtet sind. Welche Angaben Pflicht sind und welche Fristen gelten, steht im Beitrag DSGVO-Auskunftsersuchen beantworten. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Wie bekommen wir die Listen aus verschiedenen Referaten zusammen?
Als eigenen Projektschritt vor dem Start. Wir sammeln die Bestände, legen gemeinsame Felder und Schreibweisen fest, bereinigen Dubletten und übernehmen dann alles in eine Datenbank. Wer welche Adressen sehen und ändern darf, regelt ein Rechtekonzept. So startet cobra mit einem Bestand, dem alle Beteiligten vertrauen.
Können wir Teilnahmebescheinigungen direkt aus cobra erzeugen?
Ja, mit PRINT+PLUS. Die Erweiterung erzeugt Teilnahmebescheinigungen und Zertifikate aus der Teilnehmerliste einer Veranstaltung als Word- oder PDF-Datei, mit fortlaufender Nummer und Schutz vor doppeltem Druck. Die Vorlage gestalten wir in Ihrem Layout, danach entsteht die Bescheinigung für alle Teilnehmenden in einem Lauf.
