Der Moment, für den diese Leistung da ist
Eine E-Mail trifft ein, jemand verlangt Auskunft über alle Daten, die Sie zu seiner Person gespeichert haben. Im Team beginnt die Suche nach Excel-Listen im Vertrieb, alten Mailings im Marketing und der Frage, wer diese Adresse eigentlich wann eingekauft hat. Die Frist: ein Monat. cobra kann all das abbilden, wenn es einmal richtig eingerichtet wurde. Unsere Rolle ist Umsetzen: Wir richten die Funktionen ein, testen sie und übergeben sie mit Dokumentation.
Was wir für Sie einrichten
- Personenbezogene Felder kennzeichnen: die Grundlage für alles Weitere; cobra muss wissen, welche Felder personenbezogen sind.
- Verarbeitungszwecke und Speicherdauern festlegen und an den Adressen pflegbar machen, inklusive der Frage, welche Zwecke Ihr Unternehmen überhaupt hat
- Löschplan konfigurieren: Welche Datenkategorie wird nach welcher Frist automatisch gelöscht, mit Vorwarnung, bevor etwas verschwindet?
- Sperrliste aktivieren, damit gelöschte Adressen nicht beim nächsten Import zurückkehren
- Auskunftsprozess vorbereiten: Auskunftsdatei als PDF oder CSV, dazu fertige Brief- und Mailvorlagen für Auskunft, Fristverlängerung und Ablehnung
- Herkunft und Weitergaben nachvollziehbar machen: Felder, Pflichtangaben, Auswertungen
- Double-Opt-in und Blacklist für Newsletter-Prozesse sauber aufsetzen
- Berechtigungen prüfen: Wer darf welche personenbezogenen Daten überhaupt sehen?
- Datenschutz-Cockpit einrichten, damit der Stand jederzeit sichtbar ist
Warum es beides braucht: DSGVO und cobra Wissen
Zwischen „die Funktion gibt es“ und „die Funktion trägt im Alltag“ liegt ein Projekt. Als zertifizierte cobra Datenschutzberater kennen wir beide Seiten: die Anforderungen der DSGVO und die cobra Datenbank bis in die Tabellenstruktur. Diese Kombination entscheidet, ob ein Löschplan hinterher wirklich läuft oder beim ersten Konflikt mit einer Aufbewahrungsfrist wieder abgeschaltet wird. Ein typisches Beispiel sind gewachsene Zusatztabellen, an die bei der Planung niemand mehr denkt.
Klare Grenze: was wir tun und was nicht
Wir übernehmen die technische und organisatorische Umsetzung in Ihrem CRM. Wir erstellen keine Rechtsdokumente, bewerten keine Rechtsfragen und ersetzen weder Datenschutzbeauftragte noch eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt. Am besten bewährt hat sich eine klare Aufgabenteilung: Ihre Datenschutzbeauftragten liefern die Vorgaben, wir setzen sie im System um.
Hinweis
Wir leisten technische Umsetzung und Systemberatung rund um cobra, keine Rechtsberatung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes.
Der typische Ablauf
- Bestandsaufnahme: Welche personenbezogenen Daten stecken wo in Ihrem cobra, inklusive der gewachsenen Zusatztabellen?
- Konzept: Zwecke, Fristen, Rollen und Löschregeln festlegen, gemeinsam mit Ihnen und Ihren Datenschutzbeauftragten
- Umsetzung im System, zunächst im Testmodus; gerade der Löschplan will beobachtet werden, bevor er scharf geschaltet wird.
- Schulung: Ihr Team lernt, wie eine Auskunft erstellt und eine Einwilligung dokumentiert wird.
- Übergabe mit Dokumentation, auch als Nachweis für Ihre Rechenschaftspflicht
Was die Einrichtung kostet
Wir rechnen nach Aufwand ab, 160 € netto je Stunde im 15-Minuten-Takt (Stand 2025). Wie viel Aufwand es wird, hängt vor allem von der Zahl der Tabellen und Zwecke ab. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen, wo Ihr cobra beim Datenschutz steht und was die Einrichtung realistisch kostet. Wie die Funktionen im Einzelnen arbeiten, zeigt die Seite DSGVO im CRM.
Praxis-Tipp: Der beste Zeitpunkt für die Datenschutz-Einrichtung ist ein Projekt, das ohnehin ansteht: ein Umstieg auf cobra One, ein Serverumzug oder eine Datenbank-Optimierung. Dann ist der Zusatzaufwand klein, weil ohnehin jemand in der Struktur arbeitet.
Häufige Fragen
Brauchen wir einen Datenschutzbeauftragten?
In der Regel ab 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG). Das ist eine Faustregel, keine Rechtsberatung; Details nennt die DSGVO-Checkliste. Wir arbeiten gern mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen, intern oder extern: Von dort kommen die Vorgaben, wir setzen sie im System um.
Löscht cobra Daten automatisch?
Ja, wenn der Löschplan eingerichtet und scharf geschaltet ist. Er löscht Datenkategorien nach festgelegten Fristen und warnt vorher. Wir lassen ihn zuerst im Testmodus laufen, damit nichts verschwindet, was wegen einer Aufbewahrungsfrist noch gebraucht wird. Warum gelöschte Adressen sonst wiederkommen, erklärt der Beitrag Das Löschkonzept.
Was müssen wir bei einer Auskunftsanfrage liefern?
Alle zur Person gespeicherten Daten, dazu Zwecke, Herkunft, Empfänger und Speicherdauer, innerhalb eines Monats. Mit eingerichtetem cobra erzeugen Sie die Auskunftsdatei als PDF oder CSV und nutzen eine fertige Briefvorlage. Wichtig ist, auch Zusatztabellen und abgelegte Dokumente einzubeziehen. Den Ablauf im Detail beschreibt der Beitrag Das Auskunftsersuchen.
Gilt das auch für die klassischen cobra Versionen?
Ja. Das Datenschutzmodul ist auch in den klassischen Versionen enthalten, zum Beispiel in cobra ADRESS PLUS. Wie weit die einzelnen Funktionen reichen, hängt von Version und Tarif ab. Das prüfen wir in der Bestandsaufnahme und sagen Ihnen, ob ein Update für bestimmte Funktionen sinnvoll ist.
