Es gibt einen Moment, den kein Unternehmer erleben möchte: Eine E-Mail trifft ein, jemand verlangt Auskunft über alle zu ihm gespeicherten Daten – und im Team beginnt die Suche nach den Excel-Listen im Vertrieb, den alten Mailings im Marketing und der Frage, wer diese Adresse eigentlich wann eingekauft hat. Die Frist läuft: ein Monat.
Dieser Moment ist der Grund für diese Leistung. Denn cobra kann all das – wenn es einmal richtig eingerichtet wurde.
Was wir für Sie einrichten
- Personenbezogene Felder kennzeichnen: Die Grundlage für alles Weitere – cobra muss wissen, welche Felder personenbezogen sind
- Verarbeitungszwecke und Speicherdauern definieren und an den Adressen pflegbar machen – inklusive der Frage, welche Zwecke Ihr Betrieb überhaupt hat
- Löschplan konfigurieren: Welche Datenkategorie wird nach welcher Frist automatisiert gelöscht – mit Vorwarnung, bevor etwas verschwindet
- Sperrliste aktivieren, damit gelöschte Adressen nicht beim nächsten Import zurückkehren
- Auskunftsprozess vorbereiten: Auskunftsdatei als PDF/CSV, plus fertige Brief- und Mailvorlagen für Auskunft, Fristverlängerung und Ablehnung
- Herkunft und Weitergaben protokollierbar machen – Felder, Pflichtangaben, Auswertungen
- Double-Opt-in und Blacklist für Newsletter-Prozesse sauber aufsetzen
- Berechtigungen prüfen: Wer darf welche personenbezogenen Daten überhaupt sehen?
- Datenschutz-Cockpit einrichten, damit der Status jederzeit sichtbar ist
Warum zertifizierte cobra Datenschutzberater?
Weil zwischen „die Funktion gibt es" und „die Funktion trägt im Alltag" ein Projekt liegt. Wir kennen beide Seiten: die DSGVO-Anforderungen und die cobra Datenbank bis in die Tabellenstruktur. Diese Kombination entscheidet darüber, ob ein Löschplan hinterher wirklich läuft – oder ob er beim ersten Konflikt mit einer Aufbewahrungsfrist wieder abgeschaltet wird.
Klare Grenze: Was wir tun – und was nicht
Wir machen die technische und organisatorische Umsetzung in Ihrem CRM. Wir erstellen für Sie keine Rechtsdokumente, bewerten keine Rechtsfragen und ersetzen weder Datenschutzbeauftragten noch Fachanwalt. Wenn Sie einen brauchen: Ab in der Regel 20 Personen, die ständig mit automatisierter Datenverarbeitung beschäftigt sind, ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht – Details in der DSGVO-Checkliste. Gern arbeiten wir direkt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen: Er liefert die Vorgaben, wir setzen sie im System um. Diese Aufgabenteilung hat sich in unseren Projekten am besten bewährt.
Der typische Ablauf
- Bestandsaufnahme: Welche personenbezogenen Daten stecken wo in Ihrem cobra – inklusive der gewachsenen Zusatztabellen, an die niemand mehr denkt
- Konzept: Zwecke, Fristen, Rollen und Löschregeln werden festgelegt – gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten
- Umsetzung im System, zunächst im Testmodus (gerade der Löschplan will beobachtet werden, bevor er scharf geschaltet wird)
- Schulung: Ihr Team muss wissen, wie eine Auskunft erstellt und eine Einwilligung dokumentiert wird
- Übergabe mit Dokumentation – auch als Nachweis für Ihre Rechenschaftspflicht
Praxis-Tipp: Der beste Zeitpunkt für die Datenschutz-Einrichtung ist ein Projekt, das ohnehin ansteht – ein Umstieg auf cobra One, ein Serverumzug oder eine Datenbank-Optimierung. Dann ist der Zusatzaufwand klein, weil ohnehin jemand in der Struktur arbeitet.
Situation schildern – wir sagen Ihnen im kostenlosen Erstgespräch, wo Ihr cobra beim Datenschutz steht und was die Einrichtung realistisch kostet. Wie die Funktionen im Einzelnen arbeiten, zeigt die Seite DSGVO im CRM.