Was das CXM Portal kann
Ein großer Teil der täglichen Anfragen in Geschäftsstellen und Serviceteams ist Routine: „Meine Adresse hat sich geändert.“, „Schicken Sie mir bitte die Rechnung noch einmal.“, „Wie melde ich mich zur Veranstaltung an?“ Das cobra CXM Portal beantwortet solche Anliegen, bevor sie zur Anfrage werden, per Self-Service im Browser.
- Stammdaten selbst pflegen: Kunden, Mitglieder oder Partner ändern Adressen und Kontaktdaten selbst, die Änderungen landen strukturiert in cobra.
- Dokumente bereitstellen: Rechnungen, Verträge, Mitgliedsunterlagen, Veranstaltungsdetails; alle sehen genau das, was für sie freigegeben ist.
- Beitrags- und Spendenübersichten für Verbände und Vereine (siehe auch cobra für Verbände).
- Anmeldungen zu Veranstaltungen direkt im Portal, verzahnt mit cobra EVENT.
- Daten aus anderen Systemen: etwa Bestellungen und Lieferstatus aus einem Onlineshop.
Der Effekt ist doppelt: Ihre Zielgruppen bekommen Service rund um die Uhr, Ihr Team bekommt Zeit zurück. Und die Datenqualität steigt, weil Änderungen dort erfasst werden, wo sie entstehen: bei den Betroffenen selbst. Einen ersten Eindruck vermittelt das Video auf dieser Seite, das das Portal und seine Anbindung an cobra vorstellt.
Aufbau in Modulen
Das Portal wächst schrittweise mit den Anwendungsfällen. Grundlage ist immer das Basismodul, die übrigen Module kommen nach Bedarf dazu:
- Basismodul: Benutzerverwaltung, Berechtigungen, Portaloberfläche und Anbindung an cobra
- Dokumentenmodul: Belege, Verträge, Fotos oder Schadensmeldungen hoch- und herunterladen
- Newsmodul: Neuigkeiten gezielt an einzelne Gruppen veröffentlichen
- Kalendermodul: Termine, Veranstaltungen und Fristen im Portal anzeigen
- Inventarverwaltung: Anlagegüter mit Standorten, Räumen und Verantwortlichen verwalten
Damit lassen sich ganz unterschiedliche Portale bauen: Kundenportal, Mitgliederbereich, Lieferantenportal, Serviceportal für Anfragen und Reklamationen, ein Portal für die Einarbeitung neuer Beschäftigter oder ein internes Intranet. Das Berechtigungssystem sorgt dafür, dass jede Gruppe nur ihre eigenen Inhalte sieht.
Technik: ein Projekt, kein Produkt zum Anklicken
Wichtig für die Erwartung: Das CXM Portal ist keine fertige Cloud-Software, sondern eine je Projekt eingerichtete Webanwendung (PHP-basiert, betrieben auf einem eigenen oder gemieteten Webserver unter Windows oder Linux, mit SSL-Verschlüsselung). Das ist bewusst so, denn welche Daten ein Portal zeigt und welche Abläufe es anstößt, ist in jeder Organisation anders. Die Anbindung an Ihr cobra läuft über die CXM-Infrastruktur; entwickelt und betreut wird das Portal von einem spezialisierten cobra Partner.
Unsere Empfehlung: erst der Business Case, dann das Portal
Ein Portalprojekt lohnt sich, wenn die Rechnung stimmt. Deshalb starten wir nicht mit Technik, sondern mit drei Fragen: Welche Anfragen erreichen Sie heute am häufigsten? Welche davon könnten die Betroffenen selbst erledigen? Und was kostet Sie die heutige Handarbeit im Jahr? Aus den Antworten entsteht ein belastbarer Business Case mit den Abläufen, die zuerst ins Portal gehören, den Beteiligten und den Risiken. Erst dann folgen Konzept und Umsetzung.
Portalidee besprechen: Wir sagen Ihnen offen, ob sich das Projekt für Ihre Organisationsgröße rechnet oder ob ein kleinerer Einstieg wie cobra FORMS für einzelne Self-Service-Fälle der bessere erste Schritt ist.
Häufige Fragen
Mit welchen cobra Versionen funktioniert das CXM Portal?
Das CXM Portal ist auf cobra CRM und cobra One ausgelegt; beide dienen als zentrale Datenbasis. Welche Version und welche Tabellen Sie im Einsatz haben, prüfen wir im ersten Gespräch, denn davon hängt ab, welche Daten das Portal anzeigen und zurückschreiben kann.
Was kostet ein CXM Portal?
Das hängt von den Modulen und vom Umfang der Einrichtung ab, einen Pauschalpreis gibt es nicht. Deshalb rechnen wir vorher den Business Case mit Ihnen durch: Welche Anfragen fallen weg, wie viel Zeit spart das im Jahr, und welche Module braucht der erste Schritt. Danach bekommen Sie ein Angebot für den ersten Ausbauschritt.
Können auch Daten aus unserem Onlineshop im Portal erscheinen?
Ja. Neben den cobra Daten kann das Portal Informationen aus anderen Systemen anzeigen, etwa Bestellhistorie, Rechnungen oder Lieferstatus aus einem Onlineshop. Ihre Kunden sehen dann alles an einer Stelle, ohne zwischen Shop-Konto und Kundenbereich zu wechseln.
