Ein Kunde, drei Datenbestände
Das Muster kennen wir aus vielen Erstgesprächen: Standort A hat „das cobra“, Standort B eine Excel-Liste, Standort C pflegt eine eigene Datenbank, und derselbe Kunde bekommt von zwei Niederlassungen widersprüchliche Angebote. Die Lösung ist immer dieselbe: ein zentraler Datenbestand. Die eigentliche Frage ist, wie die Standorte darauf zugreifen. Dafür gibt es vier bewährte Modelle und einen Irrweg.
Modell 1: Terminalserver im eigenen Haus
Der Klassiker ist in den meisten Projekten unsere Empfehlung: cobra läuft zentral auf einem Terminalserver mit Remote Desktop Services oder Citrix, alle Standorte arbeiten per Remote-Sitzung darauf. cobra ist in solchen Umgebungen seit Jahrzehnten zu Hause, mehr dazu im Beitrag cobra und Windows.
- Vorteile: ein Server, eine Datenbank, ein Wartungspunkt; volle Geschwindigkeit auch über schmale Leitungen; neue Standorte sind schnell angebunden
- Voraussetzung: Jemand betreibt den Server mit Updates, Datensicherung und Überwachung
- Zu beachten: Die Telefonie-Anbindung per TAPI ist im Terminalserver oft störanfällig, hier ist eine Cloud-Plattform wie PhoneMondo die stabilere Wahl
Modell 2: Gehostet in unserer Remote-Desktop-Cloud
Dieselbe Technik, nur betreibt sie jemand anderes: cobra läuft auf einem Terminalserver im Rechenzentrum, Ihre Standorte melden sich per Remote-Desktop an. Für Unternehmen ohne eigene Serverlandschaft ist das der praktikabelste Weg, cobra One oder eine klassische Version mit allen Zusatzmodulen zu nutzen.
Wichtig: Unsere Remote-Desktop-Cloud gibt es für die klassischen Versionen ebenso wie für cobra One. Wir richten sie gemeinsam mit der nice-IT GmbH ein, wahlweise in der Terra Wortmann Cloud mit deutschen Rechenzentren oder in Microsoft Azure. Auch wer bisher die Remote-Desktop-Cloud von cobra genutzt hat, zieht auf diesem Weg um. Alles dazu unter cobra hosten lassen.
Die nice-IT GmbH ist ein Unternehmen der p17 Gruppe und betreibt als Microsoft-Spezialist die Server, Updates und Datensicherung; Ihre cobra Fragen beantworten weiterhin wir. Mehr zur nice-IT GmbH und ihrem IT-Betrieb.
Modell 3: cobra CRM Cloud
Wenn Sie neu anfangen und keine gewachsene Installation mitbringen, ist die cobra CRM Cloud das unkomplizierteste Modell: Zugriff aus jedem Standort und aus dem Homeoffice, kein Serverbetrieb, planbare Kosten pro Nutzer. Wichtig zu wissen: Die cobra CRM Cloud ist ein anderes Produkt auf anderer Technologie, kein gehostetes cobra One. Ansichten, Zusatztabellen und Zusatzmodule aus einer bestehenden Installation kommen nicht mit. Die Abwägung beschreibt die Seite Cloud oder On-Premise?
Modell 4: SQL-Replikation
Wenn Standorte eigenständig arbeiten müssen, etwa bei unzuverlässiger Anbindung oder organisatorisch getrennten Einheiten, hält jeder Standort eine eigene Datenbank, und die Replikation gleicht die Bestände ab. In den klassischen Versionen ist sie ab CRM PLUS verfügbar, auch für mobile Benutzer mit Offline-Bedarf. Ehrlich eingeordnet: Replikation ist das mächtigste, aber auch das pflegeintensivste Modell. Feldauswahl, Konfliktregeln und Abgleichzeiten wollen sauber konzipiert sein. Wir setzen sie gezielt ein, nicht als Standard.
Der Irrweg: SQL direkt über VPN
Der naheliegende Gedanke „Wir verbinden Standort B einfach per VPN mit dem SQL-Server“ scheitert in der Praxis fast immer an der Latenz, also der Verzögerung jeder einzelnen Datenbankabfrage über die Leitung. cobra fühlt sich dann zäh an, und die Schuld bekommt die Software. Bevor Sie diesen Weg gehen, sprechen Sie mit uns: Eines der vier Modelle oben passt praktisch immer besser.
Und die Daten der Standorte?
Das Betriebsmodell ist die halbe Miete, die andere Hälfte ist die Zusammenführung der Bestände: Dubletten zwischen den Standorten, unterschiedliche Feldlogiken und Berechtigungen je Niederlassung. Genau das ist ein Einrichtungs- und Konsolidierungsprojekt, wie wir es regelmäßig umsetzen, inklusive Dublettenbereinigung und Rechtekonzept. Sind die Adressen beim Zusammenführen veraltet, bringen geprüfte Firmen- und Adressdaten der p17 GmbH den Bestand vorher auf den aktuellen Stand. Welche Kunden welcher Niederlassung zugeordnet sind, zeigt MAP+PLUS auf der Karte, beschrieben auf der Produktseite map+ für cobra.
So läuft ein Projekt ab
Bei mehreren Standorten treten wir zuerst als Sparringspartner an, denn die Wahl des Betriebsmodells ist eine Entscheidung für Jahre. Danach setzen wir mit festem Umfang um:
- Erstgespräch: kostenlos; schildern Sie Standorte, Leitungen, Teamgröße und heutige Datenbestände
- Empfehlung: das passende Modell mit ehrlicher Kostenschätzung, auch wenn es nicht das teuerste ist
- Umgebung: Terminalserver, Hosting oder Cloud einrichten, bei Bedarf mit einem Umzug der bestehenden Installation
- Zusammenführung: Bestände bereinigen, Rechtekonzept umsetzen, Standorte nacheinander anbinden
- Begleitung: Support und Updates; den Betrieb der Server übernimmt auf Wunsch die nice-IT GmbH
Häufige Fragen
Welches Modell empfehlen Sie für zwei oder drei Standorte?
Meist den Terminalserver im eigenen Haus oder, ohne eigene Serverlandschaft, das Hosting in unserer Remote-Desktop-Cloud. Beide arbeiten mit einer Datenbank und funktionieren auch über schmale Leitungen. Die cobra CRM Cloud ist eine Alternative für Neustarts ohne gewachsene Installation. Replikation empfehlen wir nur, wenn Standorte zeitweise ohne Verbindung arbeiten müssen.
Wir haben die Remote-Desktop-Cloud von cobra genutzt. Was jetzt?
Dann ziehen Sie mit Ihrer Installation in unsere Remote-Desktop-Cloud um. Wir richten Ihre Umgebung gemeinsam mit der nice-IT GmbH neu ein, in der Terra Wortmann Cloud mit deutschen Rechenzentren oder in Microsoft Azure. Für Ihr Team ändert sich im Alltag wenig. Details stehen im Beitrag Die cobra Remote-Desktop-Cloud endet.
Können Niederlassungen nur ihre eigenen Kunden sehen?
Ja. Über das Rechtesystem legen Sie fest, welche Niederlassung welche Adressen sehen und bearbeiten darf, während die Zentrale den Gesamtbestand sieht. Wichtig ist, das Rechtekonzept vor der Zusammenführung der Bestände festzulegen. Dann muss nach dem Import nicht nachgebessert werden, und niemand sieht in der Übergangszeit mehr als vorgesehen.
