Was die E-Rechnungspflicht für Sie bedeutet
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland im B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen und digital ablegen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen:
- Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken (PDF mit Zustimmung des Empfängers).
- Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen verschicken.
- Ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen.
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931 mit maschinenlesbaren Rechnungsdaten. In Deutschland sind vor allem ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, also für Menschen und Maschinen lesbar) und XRechnung (reines XML) verbreitet.
Hinweis
Diese Übersicht ist keine Steuerberatung. Ob und ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
Was das E-Rechnungsmodul kann
Für Unternehmen, die ihre Rechnungen bisher über Serienbriefe und Word-Vorlagen aus cobra erzeugen, gibt es das cobra E-Rechnungsmodul.
- E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format nach EN 16931, erzeugt aus anpassbaren Vorlagen im eigenen Firmendesign; alle Adressfelder und Textbausteine aus cobra stehen zur Verfügung
- Versand per Serien-E-Mail direkt aus cobra, auch für Rechnungsläufe an viele Empfänger
- Automatische Ablage: Jede Rechnung landet in der Kontakthistorie der Adresse und in der Dokumentenablage
- Eingebauter Viewer: Eingehende XML-Rechnungen werden erkannt und lesbar dargestellt
- Einfache Einrichtung: Ein Installationsprogramm führt durch die Einrichtung und legt die nötigen Rechnungsfelder in cobra automatisch an
- Optional: revisionssichere Archivierung nach GoBD mit virtuellem Dateisystem und externem Viewer mit Suchfunktion, falls Sie die Aufbewahrungspflichten gleich mit erledigen wollen
Entwickelt wurde das Modul vollständig von cobra Schweiz, den Schweizer Kolleginnen und Kollegen des Herstellers.
Für wen das Modul gedacht ist
Für Unternehmen, die aus cobra heraus fakturieren, typischerweise mit Rechnungsdaten in Zusatztabellen und Word-Vorlagen. Zusammen mit MAP+PLUS lassen sich dabei auch Fahrtkosten nach Entfernung berechnen und abrechnen.
Wer ohnehin eine Warenwirtschaft oder Buchhaltung mit E-Rechnungsfunktion nutzt, etwa über eine ERP-Anbindung oder Lexware Office, braucht das Modul in der Regel nicht zusätzlich. Auch das gehört zu einer ehrlichen Beratung.
Unser Angebot
Wir klären zuerst, wo E-Rechnungen in Ihrem Ablauf entstehen sollen: in cobra, in der Warenwirtschaft oder in der Buchhaltung. Danach richten wir die passende Lösung ein, beim cobra E-Rechnungsmodul samt Anpassung Ihrer Word-Vorlagen und einem Testlauf mit echten Rechnungsfällen. Wenn Sie bis Ende 2026 umstellen müssen, lohnt sich ein früher Termin. Kurz anfragen, wir melden uns mit einer Einschätzung.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail noch eine E-Rechnung?
Nein. Ein reines PDF gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“, weil es keine maschinenlesbaren Daten enthält. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen es im B2B-Geschäft noch verwenden, sofern der Empfänger zustimmt; 2027 nur noch Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz. Ab 2028 ist die E-Rechnung Pflicht.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise sind ausgenommen. Kleinunternehmen im Sinne von § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Für Ihren konkreten Fall sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung; wir kümmern uns um die technische Umsetzung in cobra.
Akzeptieren öffentliche Auftraggeber ZUGFeRD-Rechnungen?
Das ist unterschiedlich. Öffentliche Auftraggeber verlangen oft das Format XRechnung, ein reines XML-Format, und eine Einreichung über ihr eigenes Portal. Ob Ihre Auftraggeber ZUGFeRD akzeptieren oder einen anderen Weg brauchen, prüfen wir vor der Einrichtung, damit die erste Rechnung nicht zurückkommt.
