Langjährige cobra Anwender kennen die Ordnerüberwachung: E-Mails in einen bestimmten Outlook-Ordner ziehen, cobra übernimmt sie in die Kontakthistorie. Der E-Mail-Autopilot ist die neue Generation dieses Prinzips – cloudbasiert, zentral verwaltet und regelbasiert.
Im Video: Was der Autopilot wirklich kann
Was der E-Mail-Autopilot macht
- Überwacht Postfächer oder einzelne Ordner – ein E-Mail-Konto, mehrere Konten oder z. B. das zentrale info@-Postfach
- Ordnet eingehende E-Mails automatisch dem passenden cobra Kontakt zu – die Kontakthistorie füllt sich, ohne dass jemand etwas tun muss
- Arbeitet regelbasiert: E-Mails können nach Ihren Vorgaben zugeordnet, markiert oder in definierte Ordner verschoben werden
- Läuft zentral in der Cloud statt auf jedem einzelnen Arbeitsplatz – kein Client muss dafür laufen
Der Praxisnutzen ist enorm: Gerade Sammelpostfächer (info@, vertrieb@, support@) sind klassische schwarze Löcher der Kundenkommunikation. Mit dem Autopiloten wird daraus lückenlose Historie – die Grundlage für Vertretungsfähigkeit und sauberen Service.
Voraussetzungen
- Ein Microsoft-365-/Outlook-Postfach oder IMAP-Konto (bei Microsoft 365 ist ggf. eine Freigabe im Entra Admin Center nötig)
- cobra CXM WEB CONNECT als Verbindung zum CRM (mit aktiviertem Endpunkt „E-Mail-Suche") – oder eine cobra CRM Cloud Instanz
- Registrierung des Unternehmens auf der cobra Cloud-Plattform
In den cobra One Tarifen ist der Autopilot enthalten: One Grow mit 2 Postfächern, One Max mit einem Postfach je Benutzer. One Essential enthält ihn nicht – das ist einer der häufigsten Gründe für die Wahl von Grow.
So läuft die Einrichtung ab
Die Einrichtung umfasst drei Schritte. Wir zeigen sie hier, damit Sie einschätzen können, worauf Sie sich einlassen – und an welcher Stelle es erfahrungsgemäß hakt.
Schritt 1: E-Mail-Konto hinterlegen
Nach dem Login auf der cobra Cloud-Plattform wählen Sie die Kategorie „E-Mail Autopilot" und verbinden ein Konto. Outlook 365 führt durch den Anmeldedialog von Microsoft; IMAP verlangt Servername, Port und Zugangsdaten.
Hier hakt es in der Praxis: Bei Microsoft 365 muss Ihr Administrator den Zugriff externer Apps im Entra Admin Center freigeben. Ohne diese Freigabe bricht der Anmeldeprozess ohne brauchbare Fehlermeldung ab – das kostet regelmäßig einen halben Nachmittag.
Schritt 2: cobra CRM über CXM WEB CONNECT verbinden
In der Rubrik „Integrationen" legen Sie eine neue Verbindung an: Verbindungsname, URL Ihres WEB CONNECT, Anmeldedaten und API-Key. Als Modul wählen Sie „E-Mail Autopilot", dazu eine E-Mail-Adresse für Fehlermeldungen.
Unser Tipp zur E-Mail für Fehlermeldungen: Tragen Sie dort kein persönliches Postfach ein, sondern einen Verteiler. Sonst landen die Meldungen genau dann bei einer Person, wenn die im Urlaub ist.
Schritt 3: Endpunkte im WEB CONNECT einrichten
cobra stellt eine XML-Datei mit allen nötigen Endpunkten bereit. Die importieren Sie im WEB CONNECT unter „Endpunkte" – danach finden Sie dort „EAP-Adressen" und „EAP-Kontakte".
Zum Schluss der Schritt, den fast alle übersehen: Unter „Funktions-Endpunkte" → Reiter „E-Mail-Suche" muss die Checkbox „Endpunkt aktiv" gesetzt werden. Danach übernehmen und – falls nötig – den WEB-CONNECT-Dienst neu starten.
Machen Sie es selbst – oder lassen Sie es machen
Technisch ist das alles in Eigenregie machbar, und die Dokumentation von cobra ist ordentlich. Der Zeitfresser sind erfahrungsgemäß nicht die Dialoge oben, sondern die Randthemen: Berechtigungen im Entra Admin Center, ein WEB CONNECT, das hinter einem Reverse Proxy nicht erreichbar ist, und vor allem die Frage, welche Regeln eigentlich sinnvoll sind. Ein Autopilot, der jede Newsletter-Antwort in die Historie kippt, macht die Historie schlechter statt besser.
Wir richten den Autopiloten per Fernwartung betriebsfertig ein und definieren mit Ihnen die Regeln, die zu Ihren Postfächern passen. Einrichtung anfragen.
Noch kein WEB CONNECT im Einsatz? Dann lohnt der Blick auf das große Ganze: Derselbe Baustein trägt auch cobra FORMS, cobra EVENT und Ihre Automatisierungen. Es lohnt sich, ihn einmal richtig aufzusetzen statt dreimal halb.