cobra als flexible Datenbank
cobra ist im Kern eine flexible Datenbank mit fertigen CRM-Funktionen, vergleichbar mit Microsoft Access, aber mit einer deutlich einfacheren Oberfläche. Diese Flexibilität ist der Grund, warum cobra in so unterschiedlichen Branchen läuft, vom Handwerksbetrieb bis zur Wirtschaftsförderung. Sie steht und fällt mit dem Verständnis der drei Tabellentypen.
Die drei Tabellentypen
cobra unterscheidet drei Tabellentypen, die sich darin unterscheiden, woran ein Datensatz hängt.
1. Zusatztabellen (ab ADRESS PLUS)
Zusatztabellen hängen an der Adresse und erweitern sie um strukturierte Zusatzinformationen: Verträge, Maschinen beim Kunden, Mitgliedschaften, Teilnahmen. Jeder Eintrag gehört zu genau einer Adresse, eine Adresse kann beliebig viele Einträge haben.
2. Untertabellen (ab CRM PLUS und in allen One-Tarifen)
Untertabellen bilden 1:n-Beziehungen unterhalb einer Zusatztabelle ab, etwa die Wartungstermine (Untertabelle) zu einer Maschine (Zusatztabelle) beim Kunden (Adresse). Damit werden mehrstufige Strukturen möglich.
3. Freie Tabellen (ab CRM PRO und je nach One-Tarif)
Freie Tabellen sind unabhängig von der Adresse: eigenständige Datenmodelle, die Sie bei Bedarf mit Adressen verknüpfen, etwa ein Objektregister, ein Veranstaltungskatalog oder eine Artikelliste. Über Beziehungsfelder lassen sich Datensätze untereinander verbinden. Das ist die anspruchsvollste Form der cobra Anpassung.
Welche Version kann was?
Die Grenzen je Version bestimmen, welches Datenmodell Sie umsetzen können. Die Tabelle zeigt die Höchstwerte der klassischen Versionen und der cobra One Tarife (Stand 2026).
| Version / Tarif | Zusatztabellen | Untertabellen | Freie Tabellen | Felder je Tabelle |
|---|---|---|---|---|
| ADRESS PLUS | 3 | – | – | 200 |
| CRM PLUS | 16 | 32 | – | 995 |
| CRM PRO / CRM BI | 16 | 32 | bis 64 | 995 |
| One Essential | 3 | 3 | 1 | 995 |
| One Grow | 16 | 32 | 8 | 995 |
| One Max | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt | 995 |
Als Feldtypen stehen in allen Versionen Text, Zahl, Datum, Auswahlliste, logisches Feld (Ja/Nein) und Memo zur Verfügung. Für die cobra CRM Cloud gelten eigene Grenzen, weil sie eine eigenständige Entwicklung ist.
Adresshierarchie, Verknüpfungen und Stichwörter
Neben den Tabellen ordnen drei Werkzeuge die Adressen selbst: die Hierarchie für Firma und Ansprechpartner, Verknüpfungen für Beziehungen und Stichwörter für Merkmale. Alle drei gibt es von ADRESS PLUS bis One Max.
Haupt-, Neben- und Einzeladressen
Die Adresshierarchie trennt Firma und Ansprechpartner. Die Hauptadresse enthält nur Angaben zum Unternehmen, etwa Firmenname, Anschrift, Website, Zentrale und Branche. Jeder Ansprechpartner bekommt eine Nebenadresse darunter, die die Firmendaten übernimmt und um Name, Funktion, Durchwahl und E-Mail ergänzt. Eine Einzeladresse ist eine Firma oder Person ohne weitere Ansprechpartner.
Der Vorteil zeigt sich bei jeder Änderung: Zieht die Firma um, ändern Sie die Hauptadresse, und cobra überträgt die neue Anschrift auf Wunsch in alle Nebenadressen. Welche Felder übernommen werden, legen Sie selbst fest. Für den Datenschutz ist die Trennung ebenfalls nützlich, weil die personenbezogenen Angaben gesammelt in den Nebenadressen liegen.
Adressverknüpfungen
Adressverknüpfungen halten Beziehungen zwischen zwei Adressen fest, zum Beispiel „ist Lieferant von“, „ist Tochterunternehmen von“ oder „ist Kooperationspartner von“. In unseren Projekten sind Kunde, Lieferant, Zulieferer, Distributor, Konzern, Tochterunternehmen und Kooperationspartner die häufigsten Verknüpfungsarten. Seit cobra 2022 lässt sich zu jeder Verknüpfung eine Bemerkung hinterlegen.
Die Verknüpfungsarten pflegt die Systemverwaltung zentral. Dabei gilt Vorsicht: Wer eine Verknüpfungsart umbenennt, benennt alle bestehenden Verknüpfungen mit um, und wer sie löscht, hebt alle bestehenden Verknüpfungen dieser Art auf. Unser Rat: Legen Sie die Verknüpfungsarten vorab fest und unterbinden Sie, dass im Alltag neue Arten hinzukommen. In den größeren Versionen lassen sich Beziehungen alternativ über Beziehungsfelder in Zusatz- oder freien Tabellen abbilden. Die einzelnen Handgriffe für Hierarchie und Verknüpfungen zeigt der Beitrag Adressverknüpfungen und Hierarchien in cobra.
Stichwörter
Stichwörter markieren Adressen für die schnelle Recherche, etwa „Messekontakt 2026“ oder „Interesse Wartungsvertrag“. Eine Adresse kann beliebig viele Stichwörter tragen. Damit der Vorrat nicht ausufert, ordnet cobra Stichwörter in Containern; Stichwort-Sets fassen mehrere Stichwörter aus demselben Container zusammen, die Sie mit einem Klick vergeben. Stichwörter lassen sich zudem hierarchisch gliedern.
Container, Sets und Hierarchien pflegen Sie über Datei > Datenbank > Stichwörter konfigurieren. Dort lassen sich Stichwörter auch als TXT-, CSV- oder Excel-Datei exportieren und wieder importieren, praktisch beim Einrichten einer neuen Datenbank oder bei mehreren Mandanten. Mehr dazu im Beitrag Stichwörter in cobra.
Was gehört wohin?
Eine typische Frage in Administratorenschulungen lautet: Feld, Stichwort, Verknüpfung oder Tabelle? Die Übersicht zeigt, welcher Ort für welche Art von Information gedacht ist.
| Art der Information | Richtiger Ort in cobra | Beispiel |
|---|---|---|
| Genau eine Angabe je Adresse | Feld in der Adresstabelle | Kundennummer, Branche |
| Merkmal, das eine Adresse haben kann oder nicht | Stichwort | Messekontakt 2026 |
| Ansprechpartner einer Firma | Nebenadresse | Einkaufsleitung, Geschäftsführung |
| Beziehung zwischen zwei Adressen | Adressverknüpfung | Lieferant, Tochterunternehmen |
| Mehrere gleichartige Einträge je Adresse | Zusatztabelle | Verträge, Maschinen beim Kunden |
| Einträge unterhalb eines Zusatzdatensatzes | Untertabelle | Wartungstermine je Maschine |
| Eigenständige Objekte mit Bezug zu vielen Adressen | Freie Tabelle | Veranstaltungen, Objekte, Artikel |
Die fünf häufigsten Fehler im Datenmodell
Die meisten Probleme in gewachsenen cobra Datenbanken gehen auf fünf Fehler zurück:
- Zu viele Felder in der Adresstabelle: Wer alles an die Adresse hängt, bekommt unübersichtliche Masken und Auswertungen, die sich kaum noch bauen lassen.
- Freitext statt Auswahllisten: Aus „Kunde“, „kunde“ und „KD“ wird nie eine saubere Selektion.
- Fehlende Beziehungen: Informationen, die in eine Zusatztabelle gehören, landen im Bemerkungsfeld.
- Kryptische Feldnamen: „ZF3_alt“ versteht in zwei Jahren niemand mehr.
- Fehlende Pflichtfelder: Was nicht erzwungen wird, wird nicht gepflegt.
Datenmodell-Konzeption mit der p17 GmbH
Wir planen Datenmodelle auf dem Papier, bevor umgebaut wird: Anforderungen aufnehmen, Konzept abstimmen, in cobra umsetzen, schulen und dokumentieren. Gewachsene Strukturen renovieren wir behutsam, meist im laufenden Betrieb und ohne Datenverlust.
Beim Umstieg auf cobra One ist der Blick auf das Datenmodell ohnehin Pflicht: Wie viele Zusatz- und freie Tabellen Sie heute wirklich nutzen, entscheidet mit über den richtigen Tarif.
Häufige Fragen
Kann ich in cobra eigene Felder anlegen?
Ja, mit Systemverwalter-Rechten legen Sie Felder ohne Programmierung an. Zur Wahl stehen Text, Zahl, Datum, Auswahlliste, logisches Feld (Ja/Nein) und Memo. ADRESS PLUS erlaubt 200 Felder je Tabelle, die übrigen Versionen und Tarife 995. Neue Felder legen Sie am besten zuerst in einer Testdatenbank an und nehmen sie danach in Masken und Ansichten auf.
Bleiben meine Zusatztabellen beim Wechsel auf cobra One erhalten?
Ja, denn Essential, Grow und Max basieren auf demselben Kern wie die Classic-Versionen. Prüfen Sie aber vorher die Grenzen des Zieltarifs: One Essential erlaubt 3 Zusatztabellen und eine freie Tabelle. Wer aus CRM PLUS oder CRM PRO kommt und mehr nutzt, braucht One Grow oder One Max. Die Zuordnung zeigt der Tarifvergleich.
Wann brauche ich eine freie Tabelle statt einer Zusatztabelle?
Immer dann, wenn ein Datensatz für sich existiert und mit mehreren Adressen zu tun hat. Eine Veranstaltung mit vielen Teilnehmern, ein Objekt mit wechselnden Eigentümern oder ein Artikel, den viele Kunden kaufen, gehört in eine freie Tabelle. Hängt die Information nur an einer Adresse, etwa ein Vertrag, reicht die Zusatztabelle.
