Wofür Stichwörter da sind und wofür nicht
Stichwörter kennzeichnen Eigenschaften, von denen eine Adresse beliebig viele haben kann. Typische Beispiele sind „Messekontakt“, „Weihnachtskarte“, „Interesse Wartungsvertrag“ oder „Newsletter Technik“.
Für Werte mit genau einer Antwort sind sie das falsche Werkzeug. Branche, Kundenstatus oder zuständiger Außendienst gehören in ein Feld mit Auswahlliste. Und sobald zu einer Eigenschaft ein Datum oder ein Betrag gehört, etwa der Messebesuch mit Termin und Ergebnis, ist eine Zusatztabelle besser. Wie diese Tabellen zusammenspielen, steht im Beitrag zur cobra Datenbankstruktur.
Der Aufbau: Container, Hierarchien, Sets
Container sind Behälter, zum Beispiel „Marketing“ oder „Vertrieb“. Sie werden selbst nicht vergeben, sie halten den Vorrat geordnet. In einer neuen Datenbank gibt es zunächst nur den Container „System“. Zugriffsrechte lassen sich je Container vergeben. So sieht und vergibt jede Benutzergruppe nur die Stichwörter, die sie braucht.
Hierarchien ordnen Stichwörter innerhalb eines Containers unter. Unter „Interessent“ können etwa „Messe“ und „Website“ liegen, darunter wiederum einzelne Messen.
Stichwort-Sets fassen mehrere Stichwörter aus demselben Container zusammen. Ein Set „Neukunde“ kann zum Beispiel „Neukunde“, „Begrüßungsmail“ und „Erstauftrag“ enthalten. Vergeben Sie das Set, erscheinen an der Adresse die einzelnen Stichwörter.
Stichwörter anlegen
Den Vorrat pflegt der Systemverwalter unter „Datei“, „Datenbank“, „Stichwörter konfigurieren“:
- Container markieren oder neu anlegen.
- „Neues Stichwort“ wählen, Namen eingeben, bestätigen.
- Für ein untergeordnetes Stichwort das übergeordnete markieren und wieder „Neues Stichwort“ wählen.
- Bei Bedarf Stichwort-Sets anlegen und Zugriffsrechte setzen.
Hat das Stichwortsystem ungespeicherte Änderungen, fragt cobra vor dem nächsten Schritt nach dem Speichern.
Praxis-Tipp: Schreiben Sie vor dem Anlegen eine kurze Liste: welches Stichwort was bedeutet und wer es vergibt. Diese halbe Seite verhindert, dass nach einem Jahr „Messe“, „Messekontakt“ und „Messe 2026“ nebeneinanderstehen.
Stichwörter zuweisen
Sobald Sie mit Stichwörtern arbeiten, zeigt cobra im Menüband eigene Befehle dafür:
- Info: Wie viele Stichwörter hat die aktuelle Adresse? Dabei zählen nur die, die Sie sehen dürfen.
- Zuordnen: Stichwörter für die aktuelle Adresse per Kästchen setzen oder entfernen.
- Recherche bearbeiten: Stichwörter für alle recherchierten Adressen auf einmal setzen.
- Vorrat: Stichwörter und Sets verwalten, sofern Sie die Rechte haben.
Für die Massenvergabe recherchieren Sie zuerst die Adressen, etwa alle Besucher einer Messe, und vergeben das Stichwort dann über „Recherche bearbeiten“. Wie Sie solche Gruppen bilden, zeigt der Beitrag Suchen, Recherchieren, Filtern.
Direkt oder indirekt zugewiesen
Weisen Sie ein Stichwort der vierten Ebene zu, ist es der Adresse direkt zugewiesen. Die Stichwörter der Ebenen eins bis drei hängen automatisch mit dran, und zwar indirekt. Sie können übergeordnete Stichwörter aber auch selbst direkt vergeben.
Wichtig wird das bei der Stichwortrecherche unter „Recherche“, „Weitere Recherchen“, „Stichwörter“. Dort wählen Sie, ob cobra nur direkt zugewiesene Stichwörter berücksichtigt oder auch indirekte. Suchen Sie „Interessent“ einschließlich indirekter Zuweisung, finden Sie auch alle Adressen mit „Interessent“, „Messe“ und den einzelnen Messen darunter.
Stichwörter exportieren und importieren
Unter „Datei“, „Datenbank“, „Stichwörter konfigurieren“ finden Sie auch Export und Import. Das hilft, wenn Sie mehrere Datenbanken oder Mandanten gleich aufbauen, eine neue Datenbank einrichten oder eine Struktur erst in einer Liste abstimmen wollen.
In der Textdatei steht jedes Stichwort in einer eigenen Zeile, mit Container und vollständigem Pfad. Die Hierarchieebenen trennen zwei Bindestriche:
Vertrieb: Interessent
Vertrieb: Interessent--Messe
Vertrieb: Interessent--Messe--Fachmesse 2026Beim Import prüft cobra, ob Container und Hierarchie schon vorhanden sind, und legt fehlende Einträge neu an. Zwei Hinweise aus der Praxis: Exportieren Sie zuerst den vorhandenen Vorrat. Die Exportdatei zeigt Ihnen das genaue Format Ihrer Version, daran richten Sie die Importdatei aus. Und der Import legt den Vorrat an, nicht die Zuordnung zu Adressen. Die erledigen Sie anschließend per Recherche.
Pflege: der jährliche Frühjahrsputz
Ein Stichwortvorrat wächst mit jeder Aktion. Einmal im Jahr lohnt eine Durchsicht: Welche Stichwörter trägt keine Adresse mehr, welche bedeuten dasselbe, welche gehören eigentlich in ein Feld? Prüfen Sie vor dem Löschen per Stichwortrecherche, wie viele Adressen betroffen sind.
Zwei Dinge erleichtern die Pflege. Führen Sie doppelte Adressen zusammen, übernimmt cobra die Stichwörter in die verbleibende Adresse. Und über die REST-API (cobra CXM WEB CONNECT, Stichwörter seit cobra 2024) können auch Website-Formulare oder Automatisierungen Stichwörter setzen, etwa mit n8n (Werbung), wie im Beitrag cobra automatisieren mit n8n beschrieben.
Ein Stichwortkonzept für Ihre Datenbank oder das Aufräumen eines gewachsenen Vorrats übernehmen wir im Rahmen der Einrichtung und Optimierung. Den Umgang im Alltag üben wir in der Schulung an Ihren eigenen Daten.
