Suchen oder recherchieren: der Unterschied
Die Suche findet eine Adresse, die Recherche findet eine Gruppe. Wer das trennt, arbeitet in cobra deutlich schneller.
Bei der Suche springt cobra zum passenden Datensatz, mehr passiert nicht. Die Recherche dagegen markiert eine Menge von Adressen: Sie werden farbig hervorgehoben, die Statuszeile zeigt ihre Anzahl, und mit „Einschalten“ und „Ausschalten“ wechseln Sie zwischen Recherche und Gesamtliste. Alles, was danach für mehrere Adressen gilt, bezieht sich auf diese Menge: Serienbrief, Serien-E-Mail, Etiketten, Export oder ein gleichlautender Eintrag in der Kontakthistorie.
Die Suche: schnell zur einzelnen Adresse
Die Schnellsuchzeile
Ihr Systemverwalter kann über der Tabelle eine leere Suchzeile einblenden, für Adressen ebenso wie für Kontakte und Zusatzdaten. Sie tippen in eine Spalte, und cobra zeigt sofort nur noch passende Zeilen. Ein Platzhalter wird dabei mitgedacht: „kl“ findet auch „Klein“ und „Klimatechnik“. Einträge in mehreren Spalten verfeinern die Suche, etwa Firmen mit „p“ und Ansprechpartner mit „b“. Die aktiven Kriterien stehen unten links unter der Tabelle; dort schalten Sie den Filter auch wieder ab.
Die erweiterte Suche
Tippen Sie in der Adressliste einfach los, öffnet sich die erweiterte Suche. Dort wählen Sie die Methode:
- Suche im Sortierfeld: Der Inhalt beginnt mit Ihrer Eingabe.
- Suche in beliebigen Feldern: Auch Teile eines Feldinhalts werden gefunden.
- Volltextsuche: Bezieht Bemerkungen, Kontakte, Zusatzdaten und Stichwörter ein.
- Telefonnummer: Findet gezielt Rufnummern, praktisch bei Rückrufen.
- Phonetische Suche: Findet auch ähnlich klingende Namen wie „Meier“ und „Mayer“.
Mit „Weitersuchen“ springen Sie zum nächsten Treffer. Die phonetische Suche lohnt sich vor jeder Neuanlage: Sie ist der einfachste Schutz vor Dubletten.
Die Recherche: Zielgruppen bilden
Recherche nach Kriterien
Im Menüband „Recherche“ öffnet „Recherchieren“ eine leere Eingabemaske. Was Sie in mehrere Felder eintragen, muss gleichzeitig zutreffen. Eine „4“ im PLZ-Feld findet alle Postleitzahlen, die mit 4 beginnen, weil cobra den Joker selbst ergänzt. Die folgenden Zeichen machen die Recherche genauer:
| Zeichen | Wirkung | Beispiel |
|---|---|---|
* |
beliebig viele Zeichen | *mann im Nachnamen findet Hausmann und Münstermann |
? |
genau ein beliebiges Zeichen | ???? im PLZ-Feld findet vierstellige Postleitzahlen |
- |
Begriff ausschließen | -Berlin im Ort findet alle anderen Orte |
= |
genau dieser Inhalt | =Müller findet nicht „Müllermann“ |
> < >= <= |
größer oder kleiner | für Zahlen- und Datumsfelder |
() |
leeres Feld | () im Feld E-Mail findet Adressen ohne E-Mail-Adresse |
Weitere Recherchearten
- Feldinhalt: Rechtsklick in ein Feld der Adressmaske, dann „Recherche“. Wählen Sie „genau“ oder „mit Joker“.
- Von/Bis: Recherchiert einen Bereich in der aktuellen Sortierung. Mit „Numerische Suche“ wird der Inhalt als Zahl gelesen, etwa PLZ 40000 bis 49999.
- Hierarchie und Adressverknüpfungen: Haupt- und Nebenadressen oder verknüpfte Firmen, beschrieben in Adressverknüpfungen und Hierarchien.
- Stichwörter: direkt oder auch indirekt zugewiesene Stichwörter, siehe Stichwörter in cobra.
- Kontakthistorie: zum Beispiel alle Adressen ohne Kontakt seit einem Stichtag, eingegrenzt nach Kontaktart oder Bearbeiter. So finden Sie Karteileichen.
- Kampagne: Adressen mit einem bestimmten Status in einer Kampagne.
Recherchen kombinieren
Starten Sie eine zweite Recherche, während die erste aktiv ist, fragt cobra, was mit dem Ergebnis passieren soll. Daraus entstehen die üblichen Verknüpfungen:
- Bestehende Recherche vorher aufheben: Sie beginnen neu.
- Zu bestehender Recherche hinzufügen: PLZ 4 oder PLZ 5.
- Recherche in bestehender Recherche: Aus PLZ 4 nur die Adressen mit E-Mail-Adresse.
- Aus bestehender Recherche entfernen: PLZ 4 ohne einen bestimmten Ort.
Dazu kommt „Umkehren“. Ein Beispiel aus der Praxis: Ihr Unternehmen zieht um. Sie recherchieren alle Adressen mit E-Mail-Adresse und informieren sie per Serien-E-Mail. Dann kehren Sie die Recherche um und schreiben dem Rest einen Brief. Mehrstufige Recherchen, die Sie regelmäßig brauchen, speichern Sie als gespeicherte Recherche.
Einzelne Adressen aufnehmen oder entfernen
Schalten Sie die Recherche aus, nicht aufheben, sonst ist sie weg. In der Gesamtliste nehmen Sie eine Adresse dann per Umschalt-Klick auf oder entfernen sie wieder. Alternativ markieren Sie die Adresse und wählen „Aktuelle Adresse recherchieren“ oder drücken F5. Ebenfalls praktisch: Über „Daten“ und „Bisher“ sehen Sie die zuletzt bearbeiteten Adressen und können sie auf Knopfdruck recherchieren.
Sortiert wird per Klick auf den Spaltenkopf. Mehrstufige Sortierungen, etwa Firma, Name, Vorname, legt der Systemverwalter an. Die Sortierung bestimmt auch die Reihenfolge in Listen und Serienbriefen.
Wo die Werkzeuge an Grenzen stoßen
- Tempo: Volltextsuche und feldübergreifende Recherchen dauern in großen Datenbanken spürbar länger.
- Datenqualität: Eine Recherche ist nur so gut wie die Daten. Steht in einem Feld mal „Kunde“, mal „KD“, hilft auch der beste Platzhalter nicht. Abhilfe schaffen Auswahllisten, die wir bei der Einrichtung und Optimierung mit Ihnen anlegen.
- Rechte: Fehlt eine Funktion im Menü, ist sie oft über die Rechteverwaltung ausgeblendet. Dann hilft Ihr Systemverwalter.
- Sperrvermerke: Vor jedem Mailing gehören Sperrvermerke wie „Keine E-Mails“ aus der Recherche. Mehr dazu unter DSGVO im CRM.
Die Menübezeichnungen unterscheiden sich je nach Version leicht. Wer die Recherche einmal an der eigenen Datenbank durchgespielt hat, findet sich trotzdem schnell zurecht. Genau das machen wir in unseren Schulungen und im Aufbaukurs. Zum Nachschauen gibt es mehr als 400 kostenlose Videos auf unserem YouTube-Kanal @adressplus.
