Zwei Werkzeuge für zwei Arten von Beziehungen
Die Hierarchie beschreibt, wer zu einer Firma gehört. Die Verknüpfung beschreibt, wie zwei Adressen zueinander stehen.
Frau Schulte aus dem Einkauf gehört zur Firma, also ist sie eine Nebenadresse unter der Hauptadresse. Der Steuerberater dieser Firma ist dagegen ein eigenes Unternehmen mit eigener Adresse. Ihn verbinden Sie über eine Verknüpfung. Wer beides vermischt, bekommt doppelte Firmen und Serienbriefe an die falschen Leute.
Die Adresshierarchie: Firma oben, Personen darunter
cobra unterscheidet drei Adressarten:
- Hauptadresse: die Firma mit Name, Anschrift, Zentrale, Website und Branche. Personenbezogene Angaben gehören hier nicht hinein.
- Nebenadresse: ein Ansprechpartner mit Name, Funktion, Durchwahl, E-Mail-Adresse und Briefanrede. Die Firmendaten übernimmt cobra beim Anlegen aus der Hauptadresse.
- Einzeladresse: eine Adresse ohne Ansprechpartner darunter, etwa eine Privatperson.
Ändert sich die Anschrift oder die Firmierung, ändern Sie nur die Hauptadresse. cobra kann die Änderung an alle Nebenadressen weitergeben, und Sie legen fest, welche Felder übernommen werden.
Hierarchien recherchieren
Unter „Recherche“, „Hierarchie“ bietet cobra fünf Möglichkeiten:
- Alle Hauptadressen: die reine Firmenliste.
- Alle Nebenadressen: alle Ansprechpartner.
- Alle Nebenadressen und alle Hauptadressen ohne Nebenadressen: jede Person einzeln, dazu die Firmen, für die Sie keinen Ansprechpartner haben. Das ist die übliche Auswahl für ein Mailing, das jede Firma erreichen soll.
- Hauptadressen zu recherchierten Nebenadressen: etwa die Firmen aller Ansprechpartner aus der Geschäftsführung.
- Nebenadressen zu recherchierten Hauptadressen: etwa alle Ansprechpartner der Firmen in PLZ 4. Hat eine Firma keine Nebenadresse, meldet cobra das.
Adressverknüpfungen: Beziehungen zwischen Adressen
Typische Verknüpfungsarten sind Lieferant, Kunde, Partner, Tochterunternehmen, Konzern, Distributor oder Steuerberater. Jede Verknüpfung hat eine Richtung: Ist Firma X Lieferant von Firma Y, ist X der Start und Y das Ziel.
Verknüpfungsarten festlegen
Mit den nötigen Rechten verwalten Sie die Arten unter „Datei“, „Datenbank“, „Adressverknüpfungen verwalten“. Dort fügen Sie Arten hinzu, benennen sie um oder löschen sie. Vorsicht: Umbenennen ändert alle bestehenden Verknüpfungen dieser Art, und Löschen hebt sie alle auf. Außerdem können Sie hier verhindern, dass Anwender im Verknüpfungsdialog eigene Arten anlegen. Das empfehlen wir, sonst stehen nach kurzer Zeit „Lieferant“, „Zulieferer“ und „Lieferer“ nebeneinander.
Adressen verknüpfen
- Die erste Adresse markieren und im Menü „Start“ im Bereich „Verknüpfung“ auf „Adresse verknüpfen“ klicken.
- Die zweite Adresse markieren und „Verknüpfen mit“ wählen.
- Im Dialog die Verknüpfungsart aus der Auswahlliste wählen. Seit cobra 2022 können Sie eine Bemerkung dazuschreiben.
Mehrere Adressen auf einmal verknüpfen Sie über eine Recherche: Recherchieren Sie zum Beispiel alle Filialen, markieren Sie die Zentrale und wählen Sie „Recherche verknüpfen“. Für Unternehmen mit vielen Niederlassungen ist das ein großer Zeitgewinn, mehr dazu unter CRM für mehrere Standorte.
Im Video zeigt Benjamin Beloch in gut sechs Minuten, wie Sie zwei Adressen in cobra verknüpfen, am Beispiel eines Kunden und seines Steuerberaters. Ein ausführlicheres Video mit dem Titel „Adressverknüpfung in cobra“ (gut elf Minuten) finden Sie ebenfalls auf unserem YouTube-Kanal @adressplus.
Verknüpfungen sehen und recherchieren
In der Standardansicht stehen die Verknüpfungen einer Adresse im Register „Adressverknüpfungen“, alternativ über „Daten“, „Adressverknüpfungen“. Seit cobra 2025 (Release 1, erschienen im November 2024) lassen sie sich zusätzlich als Beziehungsdiagramm darstellen.
Unter „Recherche“, „Adressverknüpfungen“ suchen Sie gezielt nach einer Art, etwa allen Lieferanten. Haben Sie bereits recherchiert, wählen Sie, ob cobra nur Verknüpfungen zwischen recherchierten Adressen berücksichtigt oder alle Verknüpfungen der recherchierten Adressen. Wie Sie das Ergebnis mit einer bestehenden Recherche kombinieren, steht in Suchen, Recherchieren, Filtern.
Wenn Verknüpfungen nicht reichen
Eine Verknüpfung sagt nur, dass zwei Adressen zusammengehören. Braucht die Beziehung eigene Daten, etwa Vertragsbeginn, Rolle oder Ansprechpartner, oder soll sie als Feld in der Maske stehen, gibt es in den größeren Ausbaustufen Beziehungsfelder in Zusatz- und freien Tabellen.
Ein Beispiel: Jede Adresse erhält ein Feld „IT-Dienstleister“. Es verweist auf die Adresstabelle, zeigt dort aber nur Adressen, bei denen das Kennzeichen „IT-Dienstleister“ gesetzt ist. So sehen Sie direkt in der Kundenmaske, wer die IT betreut. In der klassischen Welt war das ab cobra CRM PRO möglich, bei den One-Tarifen hängt es vom Datenmodell des Tarifs ab. Die Unterschiede zeigt der Beitrag zur cobra Datenbankstruktur.
Unsere Empfehlung
Legen Sie die Verknüpfungsarten fest, bevor das Team loslegt: eine kurze Liste, eine klare Richtung je Art, keine freie Neuanlage. Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Hauptadressen wirklich frei von Personendaten sind. Beides schauen wir uns bei der Einrichtung und Optimierung gemeinsam mit Ihnen an, auch in gewachsenen Datenbanken.
