Das Problem: Die Firmendatenbank hinkt hinterher
Für eine Wirtschaftsförderung ist der aktuelle Firmenbestand das wichtigste Arbeitsmaterial: Wer hat sich neu angesiedelt, wer ist umgezogen, wer hat aufgegeben? Die Informationen dazu entstehen beim Gewerbeamt, in Form von Gewerbeanzeigen. Werden sie von Hand in das CRM übertragen, bleibt das Abtippen an einzelnen Personen hängen, und die Datenbank läuft der Wirklichkeit hinterher.
Seit Gewerbeanzeigen elektronisch im Standard XGewerbeordnung übermittelt werden, lässt sich dieser Schritt automatisieren.
Was die XGewerbeordnung ist
XGewerbeordnung ist ein XÖV-Standard, also ein festgelegtes XML-Format für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung. Er regelt, wie Gewerbeanzeigen und weitere Verfahren nach der Gewerbeordnung elektronisch zwischen Portalen, Behörden und Fachverfahren übermittelt werden. Seit 2021 löst er den älteren Standard XGewerbeanzeige ab. Neben An-, Um- und Abmeldungen umfasst er auch Antragsverfahren, etwa nach den §§ 34c, 34d und 34i der Gewerbeordnung.
Der Standard legt fachliche Regeln für Vollständigkeit und Konsistenz der Daten fest, nicht aber Formulare oder Bildschirmmasken. Betreiber sind nach unserem Stand von Ende 2023 die d-NRW AöR und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Die jeweils gültigen Fassungen der XÖV-Standards veröffentlicht die KoSIT im XRepository. Welche Fassung Ihr Fachverfahren liefert, steht in den Dateien selbst; darauf wird der Importdienst eingestellt.
So kommen die Meldungen in cobra
Die XML-Dateien aus der XGewerbeordnung liest ein zusätzlicher Dienst ein und überträgt sie in Ihre cobra Datenbank. Je nach Art der Meldung passiert dabei etwas anderes:
- Anmeldung (
xga:anmeldung): Der Dienst legt eine neue Hauptadresse an und füllt sie mit den gewünschten Angaben, etwa Firmenname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. - Ummeldung (
xga:ummeldung): Der Dienst aktualisiert die bestehende Adresse. Ist das Unternehmen noch nicht erfasst, legt er es neu an. - Abmeldung (
xga:abmeldung): Der Dienst setzt die Adresse auf inaktiv. Sie bleibt mit ihrer Historie erhalten und wird nicht gelöscht.
So korrigiert sich die Adressdatenbank laufend selbst: Neue Betriebe kommen hinzu, Umzüge werden nachgezogen, abgemeldete Unternehmen fallen aus dem aktiven Bestand. Welche Felder übernommen werden, legen wir gemeinsam mit Ihnen fest, passend zu Ihrer Datenbankstruktur.
Was Sie vor dem Start klären sollten
- Datenzugang: Ob und in welchem Umfang Ihre Stelle Daten aus Gewerbeanzeigen erhält, regeln die Gewerbeordnung und Ihre Kommune. Klären Sie das mit dem Gewerbeamt und Ihrem Datenschutzbeauftragten, bevor technisch etwas passiert.
- Übergabeweg: Wie kommen die XML-Dateien zu Ihnen, als Ablage in einem Ordner, als Export aus dem Fachverfahren oder auf anderem Weg? Davon hängt ab, wie der Dienst eingerichtet wird.
- Abgleichregel: Woran erkennt der Dienst bei einer Ummeldung das richtige Unternehmen? Ohne klare Regel entstehen Dubletten. Vor dem Start lohnt deshalb eine Bereinigung des Bestands.
- Zuständigkeit: Wer im Team schaut auf neu angelegte und deaktivierte Adressen, bevor sie in Auswertungen und Verteiler einfließen?
Hinweis
Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Welche Daten aus Gewerbeanzeigen Ihre Wirtschaftsförderung verarbeiten darf, klären Sie mit dem Gewerbeamt und Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Für wen sich das lohnt
Der Import lohnt sich vor allem für Wirtschaftsförderungen von Städten und Kreisen, die ihren Firmenbestand in cobra führen und regelmäßig Gewerbeanzeigen erhalten. Er ist ein Baustein im CRM für Wirtschaftsförderungen, zusammen mit Beratungsprotokollen, Flächenmanagement und Veranstaltungen. Wie wir solche Lösungen für Stadt, Kreis und Land aufbauen, beschreiben wir ausführlich auf unserer Themenseite p17-wfcrm.de.
Die Einrichtung setzen wir als Projekt mit klarem Umfang um: Wir klären mit Ihnen Übergabeweg und Feldzuordnung, richten den Dienst ein und testen mit echten Meldungen, bevor er in den Alltag geht. Für die Anbindung weiterer kommunaler Fachverfahren gibt es unsere Individualprogrammierung.
Häufige Fragen
Werden abgemeldete Unternehmen in cobra gelöscht?
Nein. Eine Abmeldung setzt die Adresse nur auf inaktiv. Kontakthistorie, Beratungsprotokolle und Verknüpfungen bleiben erhalten, und die Adresse lässt sich aus Selektionen und Verteilern ausschließen. Ob und wann inaktive Adressen endgültig gelöscht werden, regelt Ihr Löschkonzept, nicht der Import.
Muss jemand die XML-Dateien von Hand einlesen?
Nein, genau das nimmt der Dienst Ihnen ab. Er liest neue Dateien ein und überträgt die Meldungen in cobra, ohne dass jemand Adressen abtippt. Von Hand bleibt nur der Blick auf die Ergebnisse: Wer im Team prüft neue und deaktivierte Adressen, bevor sie in Auswertungen und Verteiler einfließen? Das legen wir bei der Einrichtung mit Ihnen fest.
Welche Angaben aus der Gewerbeanzeige landen in cobra?
Das bestimmen Sie. Für die Neuanlage reichen meist Firmenname und Anschrift, also Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. Weitere Angaben aus der Datei übernehmen wir nur, wenn Ihre Stelle sie verarbeiten darf und Ihre Datenbankstruktur ein passendes Feld dafür hat. Weniger Felder sind oft die bessere Wahl.
