Vor dem Kauf: Was soll in cobra ankommen?
Der saubere Import beginnt bei der Bestellung. Legen Sie fest, welche Merkmale Sie brauchen und wo sie in cobra landen sollen: Stammdaten, Telefon, Website, Branche, Mitarbeiterzahl, Umsatzklasse.
Fehlt für ein Merkmal ein Feld, legt der Systemverwalter es vor dem Import an, am besten als Auswahlliste statt als Freitext. Wie Sie Felder und Tabellen sinnvoll aufteilen, beschreibt der Beitrag zur cobra Datenbankstruktur.
Viele Lieferanten liefern eine eindeutige Kennung mit, häufig die DUNS-Nummer. Das ist eine neunstellige Nummer, die die Wirtschaftsauskunftei Dun & Bradstreet weltweit je Unternehmen vergibt. Mit der Steuernummer hat sie nichts zu tun. Speichern Sie solche Kennungen in einem eigenen Feld: Sie machen spätere Abgleiche und Aktualisierungen erheblich einfacher.
Rechnen Sie außerdem mit Fehlern. Keine Adressquelle ist vollständig korrekt. Unsere Faustwerte aus dem Adresshandel (Stand 2022): rund 5 Prozent unzustellbare oder falsch zugeordnete Adressen bei sorgfältig gepflegten Daten, rund 10 Prozent bei günstigen, automatisch aus dem Netz gesammelten Daten.
Schritt 1: Die Datei vorbereiten
Geliefert wird meist eine Excel-Datei. Prüfen Sie vor dem Import:
- Gibt es genau eine Kopfzeile mit eindeutigen Spaltennamen?
- Stehen die Daten auf einem einzigen Tabellenblatt?
- Sind die Spalten so aufgeteilt wie Ihre cobra Felder, etwa PLZ und Ort getrennt?
- Sind Postleitzahlen als Text gespeichert? Sonst macht Excel aus 01067 die Zahl 1067.
Enthält die Lieferung Ansprechpartner, entscheiden Sie vorab, wie sie in die Adresshierarchie kommen: Firma als Hauptadresse, Personen als Nebenadressen. Wie die Hierarchie funktioniert, steht in Adressverknüpfungen und Hierarchien.
Schritt 2: Importassistent öffnen und Datei wählen
Im Menüband „Daten“ öffnet „Importieren“ den Importassistenten. Er hat drei Bereiche: Format, Datei und Felder. Im Bereich „Datei“ wählen Sie Microsoft Excel als Dateityp, den Pfad und das Tabellenblatt.
Zwei Einstellungen sind hier besonders wichtig. Tragen Sie unter „Quelle“ den Adresslieferanten ein. Das Datenschutzmodul von cobra speichert so die Herkunft, und bei einer Rückfrage wissen Sie, woher die Adresse stammt. Und aktivieren Sie die Option, die importierten Adressen zu recherchieren. Dann haben Sie nach dem Import genau diese Adressen als Auswahl vor sich.
Schritt 3: Felder zuordnen
Im Bereich „Felder“ legen Sie zuerst das Importverhalten fest: Sollen alle Datensätze als neue Adressen angelegt oder mit vorhandenen abgeglichen werden? Darunter ordnen Sie zu: links die Spalten der Excel-Datei, rechts die cobra Felder. Gleich benannte Felder erkennt der Assistent selbst. Spalten, die Sie nicht übernehmen wollen, lassen Sie leer.
Bestellen Sie regelmäßig beim selben Lieferanten, speichern Sie die Zuordnung im Bereich „Format“ als Importformat. Beim nächsten Mal sparen Sie sich diesen Schritt.
Schritt 4: Überprüfen, dann importieren
Klicken Sie zuerst auf „Überprüfen“. cobra prüft, ob alle Daten gelesen werden können und in die Feldlängen passen. Erst wenn hier keine Meldung mehr kommt, starten Sie mit „Importieren“. Bei großen Lieferungen lohnt ein Probelauf mit einigen Zeilen.
Schritt 5: Kontrollieren und kennzeichnen
Öffnen Sie aus der Recherche einige Adressen und prüfen Sie, ob alles im richtigen Feld steht. Vergeben Sie dann für alle recherchierten Adressen ein Stichwort, zum Beispiel mit Lieferant und Monat. So finden Sie die Lieferung jederzeit wieder, wie im Beitrag Stichwörter in cobra beschrieben. Bei gemieteten Adressen ist diese Kennzeichnung Pflicht, denn nach Ablauf der Miete müssen sie wieder heraus.
Ist beim Import etwas schiefgegangen, löschen Sie die recherchierten Adressen gesammelt und importieren neu. Das Video auf dieser Seite zeigt in zweieinhalb Minuten, wie das geht: Adressen recherchieren, den Warnhinweis beachten, löschen, kurz kontrollieren. Achten Sie darauf, dass in der Recherche wirklich nur die neuen Adressen stehen.
Schritt 6: Dubletten und Datenschutz
Gekaufte Listen überschneiden sich fast immer mit dem eigenen Bestand. Prüfen Sie Dubletten vor dem ersten Mailing. In den One-Tarifen sowie in CRM PRO und CRM BI ist die Dublettensuche enthalten, für CRM PLUS gibt es das Dublettenmodul als Zusatz. Führen Sie doppelte Adressen zusammen, können Sie Kontakte, Bemerkungen, Stichwörter und Zusatzdaten in die verbleibende Adresse übernehmen.
Für die Ansprache gelten je nach Kanal eigene Regeln. Welche cobra Funktionen dabei helfen, von der Herkunftsangabe bis zur Sperrliste, zeigt die Seite DSGVO im CRM.
Hinweis
Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt die technische Umsetzung in cobra und stellt keine Rechtsberatung dar. Ob und wie Sie gekaufte Adressen ansprechen dürfen, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einem Fachanwalt.
Und danach: Adressen aktuell halten
Firmen ziehen um, Ansprechpartner wechseln, Unternehmen schließen. Ein Feld für das Datum der letzten Prüfung und eine feste Regel, wer Rückläufer pflegt, halten den Bestand brauchbar. Wie Sie Adressdaten im CRM aktuell halten, beschreiben wir ausführlich auf p17-data.de.
Wenn Sie den Import nicht selbst machen wollen: Wir liefern Firmenadressen importfertig für cobra und übernehmen auf Wunsch den Import mit Dublettenabgleich.
Häufige Fragen
Dürfen wir gekaufte Firmenadressen per E-Mail anschreiben?
In aller Regel nicht ohne Einwilligung. Für E-Mail-Werbung gelten strengere Regeln als für den Brief, und eine gekaufte E-Mail-Adresse ersetzt diese Einwilligung nicht. Die Regeln je Kanal stehen im Beitrag Werbeeinwilligung. Für Ihren Einzelfall ist Ihr Datenschutzbeauftragter zuständig.
Was kosten Firmenadressen?
Das hängt von Merkmalen, Menge, Nutzungsart und Anbieter ab. Manche Anbieter berechnen zusätzlich eine Selektionspauschale oder einen Mindestbestellwert. In unserem Beitrag von 2022 lag die übliche Spanne bei 0,25 bis 1,75 Euro netto je Adresse (Stand Juli 2022). Aktuelle Preise nennen wir mit einem konkreten Angebot für Firmenadressen.
Kaufen oder mieten?
Gekaufte Adressen dürfen Sie im vereinbarten Rahmen dauerhaft nutzen, müssen sie aber selbst aktuell halten. Gemietete Adressen sind am Anfang günstiger, müssen nach Ablauf des Mietvertrags aber nachweislich aus allen Systemen gelöscht werden. Wer mietet, sollte die Adressen in cobra deshalb von Anfang an eindeutig kennzeichnen.
