Was sich bei Microsoft geändert hat
Microsoft hat den Versand großer Mengen über seine Standard-SMTP-Server eingeschränkt, um Missbrauch und Spam einzudämmen. Seit Januar 2025 berichten deshalb viele Unternehmen, dass ihre Serien-E-Mails aus cobra hängen bleiben. Die Anzeichen ähneln sich:
- Ein Teil der E-Mails kommt nicht an.
- Ab einer bestimmten Menge je Stunde oder Tag nimmt der Server keine weiteren E-Mails an.
- Microsoft erkennt den Versand als Massenmail und blockiert ihn.
Welche Grenzen genau gelten, legt Microsoft fest und passt sie an. Wir nennen hier bewusst keine Zahlen. Die aktuellen Werte stehen in der Microsoft-Dokumentation zu den Limits von Exchange Online. Stand dieses Beitrags: Oktober 2026.
Warum gerade der Serien-E-Mail-Assistent betroffen ist
Der Serien-E-Mail-Assistent von cobra verschickt personalisierte E-Mails an eine Selektion, jede einzeln adressiert, über das SMTP-Konto, das Sie in cobra hinterlegt haben. Ist das ein normales Microsoft-365-Postfach, sieht Microsoft eine Person, die in kurzer Zeit sehr viele E-Mails verschickt. Genau dieses Muster fällt unter die Einschränkungen.
Für die Einordnung wichtig: Der Assistent ist kein Newsletter-System. Er hat keine Auswertung von Öffnungen und Klicks und keine automatische Abmeldeverwaltung. Für persönliche Anschreiben an einen überschaubaren Kreis ist er gut geeignet, für regelmäßige Aussendungen an große Verteiler war er nie gedacht.
Drei Alternativen, die tragen
1. Ein spezialisierter SMTP-Dienst. Am wenigsten ändert sich, wenn Sie nur den Versandweg tauschen: Statt über das Microsoft-Postfach laufen die Serien-E-Mails über einen SMTP-Server, der für Massenversand gebaut ist. Ein Beispiel ist der Versanddienst von mailfino, der sich in cobra einbinden lässt. Auch Inxmail bietet ein SMTP-Mail-Relay, das direkt mit dem Serien-E-Mail-Assistenten funktioniert; die p17 GmbH ist offizieller Vermittlerpartner von Inxmail. Sie arbeiten danach in der gewohnten cobra Umgebung weiter.
2. Microsoft Azure Communication Services. Microsoft selbst empfiehlt für Massenversand den Wechsel auf seine Azure Communication Services. Der Dienst ist leistungsfähig, die Einrichtung verlangt aber technisches Wissen und eine Anpassung der bestehenden Systeme. Er passt eher zu Unternehmen, die ohnehin in Azure arbeiten. Für diesen Weg ist die nice-IT GmbH, unser Tochterunternehmen und Microsoft-Spezialist, die richtige Anlaufstelle.
3. Ein Newsletter-System mit cobra Schnittstelle. Wenn Sie eigentlich einen Newsletter verschicken, lohnt der Schritt zu einem richtigen Newsletter-Werkzeug. Über die cobra Newsletter-Schnittstellen zu Brevo, Inxmail und rapidmail selektieren Sie weiter in cobra, versenden im Tool und bekommen Öffnungen, Klicks und Abmeldungen zurück in die Kontakthistorie. In cobra One Grow und Max sind mit mailfino bereits 5.000 beziehungsweise 10.000 Newsletter-Mails im Monat enthalten (Stand September 2026). Welches System zu Ihnen passt, vergleichen wir in Newsletter aus cobra.
So stellen Sie den Versand um
- Bedarf klären: Wie groß ist eine Aussendung, wie oft verschicken Sie? Und handelt es sich um persönliche Anschreiben oder um Werbung? Für Werbung brauchen Sie eine dokumentierte Einwilligung, mehr dazu unter Werbeeinwilligung nach DSGVO.
- Dienst wählen: Für Serien-E-Mails reicht ein SMTP-Dienst, für Newsletter nehmen Sie ein Newsletter-System.
- Absenderdomain freischalten: Der Dienst nennt Ihnen DNS-Einträge, meist SPF und DKIM. Sie belegen gegenüber den empfangenden Servern, dass der Dienst im Namen Ihrer Domain senden darf. Ihre IT trägt sie bei Ihrem Domainanbieter ein.
- SMTP-Daten in cobra hinterlegen: Server, Port, Benutzername und Passwort des neuen Dienstes tragen Sie in den E-Mail-Einstellungen von cobra ein.
- Testen: zuerst an eigene Adressen, dann an eine kleine Selektion, erst danach an den ganzen Verteiler.
Im Video am Ende dieses Beitrags zeigen wir die Integration eines spezialisierten SMTP-Servers in cobra: Der Server wird in den cobra Einstellungen hinterlegt und anschließend für Serien-E-Mails genutzt. Die Arbeitsweise im Serien-E-Mail-Assistenten bleibt dabei dieselbe.
Wenn Sie die Umstellung nicht allein angehen wollen, richten wir den neuen Versandweg mit Ihnen ein, vom Dienst über die DNS-Einträge bis zum Testversand. Und wir sagen Ihnen ehrlich, ob für Ihren Fall der Serien-E-Mail-Assistent mit neuem SMTP-Dienst genügt oder ob ein Newsletter-System die bessere Wahl ist.
Häufige Fragen
Wie viele Serien-E-Mails kann ich über Microsoft 365 verschicken?
Das legt Microsoft fest und passt die Werte von Zeit zu Zeit an. Wir nennen deshalb keine feste Zahl; maßgeblich sind die Sendelimits in der Dokumentation zu Exchange Online. Für regelmäßige Aussendungen an größere Verteiler sollten Sie nicht ausreizen, was gerade noch durchgeht, sondern auf einen Dienst wechseln, der für Massenversand gebaut ist.
Muss ich für einen anderen SMTP-Dienst mein Microsoft-365-Postfach aufgeben?
Nein. Ihr Postfach für die tägliche Korrespondenz bleibt, wie es ist. Nur die Serien-E-Mails aus cobra laufen über den zusätzlichen Dienst. Sie können weiter Ihre gewohnte Absenderadresse verwenden, sofern Ihre Domain für den Dienst freigeschaltet ist. Antworten landen wie bisher in Ihrem Postfach.
Liegt das Problem an cobra?
Nein. Der Serien-E-Mail-Assistent arbeitet wie bisher: Er übergibt die E-Mails an den SMTP-Server, den Sie in cobra hinterlegt haben. Ob dieser Server sie annimmt und zustellt, entscheidet der Anbieter. Deshalb hilft hier auch kein cobra Update, sondern nur ein anderer Versandweg.
