Der Kunde und die Ausgangslage
Der Kunde: ein norddeutscher Fachbetrieb für erneuerbare Energietechnik – Photovoltaik, Wärmepumpen, Stromspeicher, Solarthermie und Pelletheizungen, für Privat- und Geschäftskunden, rund 20 Beschäftigte, davon 13 mit cobra am Arbeitsplatz. Die Ausgangslage: cobra CRM PLUS war im Einsatz, und der Wunsch war ambitioniert – der gesamte Auftragsprozess von der Anfrage über die Abwicklung bis zur Abrechnung sollte in cobra abgebildet werden. Mit den Vertriebsprojekten von CRM PLUS stieß das Vorhaben schnell an Grenzen; das Upgrade auf cobra CRM PRO mit seinen freien Tabellen machte den Weg frei.
Erst Excel, dann Datenbank
Der wichtigste Projektschritt fand nicht in cobra statt, sondern am Tisch: Gemeinsam mit dem Team entstand eine umfangreiche Prozess-Tabelle in Excel – jeder Schritt des Auftragsprozesses, jede Besonderheit, jede Ausnahme. Diese Blaupause wurde dann in die freien Tabellen von CRM PRO übersetzt: Projekte, Teilprojekte und Artikel als eigene, miteinander verknüpfte Datenmodelle. Heute lässt sich mit wenigen Klicks nachvollziehen, welcher Kunde welche PV-Anlage oder Wallbox verbaut hat und wo diese steht – die alten Vertriebsprojekte sind damit fast vollständig abgelöst, ausgewertet wird direkt in den Ansichten.
Ein Detail, das wir bei jeder Einrichtung predigen, wurde hier konsequent umgesetzt: Alle Nutzerinnen und Nutzer sehen nur die Informationen, die für ihren Prozessschritt relevant sind. Weniger Maske, mehr Klarheit – ein großer Teil der ausgezeichneten „Effizienz“ steckt genau da.
Die Integrationen: make.com, Google Maps, PowerShell
Ausgezeichnet wurde das Projekt in den Kategorien Integration und Effizienz – und die Integrationsseite ist ein schönes Beispiel dafür, was heute ohne klassische Programmierung möglich ist:
- make.com + Google Maps API: Geodaten werden automatisch abgefragt und in die cobra Datenbank geschrieben – die Anlagenstandorte sind damit sauber verortet
- PowerShell-Skripte legen für jedes Kundenprojekt automatisch die Projektordner auf dem Fileserver an – Ablagestruktur ohne Handarbeit, immer einheitlich
- DSGVO bewusst mitgedacht: Über make.com laufen keinerlei personenbezogene Daten – die bleiben lokal im Unternehmen
Die eigentliche Pointe: der Kunde baut selbst
Unser Anteil an der Umsetzung: rund 40 Stunden. Der Anteil des Geschäftsführers, der sein cobra inzwischen fast eigenständig weiterentwickelt: deutlich mehr als das Doppelte. Wir sind in diesem Projekt genau das, was wir am liebsten sind – Sparringspartner, der zeigt, wie sich Strukturen und Prozesse in cobra abbilden lassen. Für uns ist das der schönste Beleg dafür, wie zugänglich die cobra Datenbankwelt ist, wenn das Fundament stimmt.
Und das Projekt lebt weiter: Als Nächstes zieht die interne Disposition in cobra ein – Wareneingänge werden dann direkt in die jeweiligen Projekte eingebucht. Aus dem CRM wird Stück für Stück die Zentrale des Betriebs.
Was Sie daraus mitnehmen können
Ob Handwerksbetrieb, Hersteller oder Projektdienstleister: Die Zutaten dieses Projekts sind übertragbar – Prozessaufnahme mit dem Team, freie Tabellen statt Zettelwirtschaft, kleine Automatisierungen mit großem Hebel. Alle unsere Auszeichnungen finden Sie auf der Über-uns-Seite; und wenn Sie Ihr eigenes Award-verdächtiges Projekt im Kopf haben: Sprechen wir darüber.
