cobra ADRESS PLUS Einführung

Der Projektstart

Bei der Einführung einer CRM-Software, wie zum Beispiel cobra ADRESS PLUS, cobra CRM PLUS, cobra CRM PRO oder cobra CRM BI, gibt es einen bewährten Ablauf der Implementierung. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen anhand von cobra ADRESS PLUS diese Schritte näher erläutern und damit einen typischen Ablauf beschreiben.

Hinweis: Der Ablauf bei Projekten mit cobra CRM PLUS, cobra CRM PRO oder cobra CRM BI ist ähnlich. Wir verwenden hier cobra ADRESS PLUS als „allgemeines Beispiel“ aus der cobra Produktpalette.

Start des CRM-Projekts

Bei der Einführung von cobra ADRESS PLUS sind in der Startphase die folgenden Punkte wichtig:

1. Ziele festlegen und definieren: Was soll mit cobra erreicht werden?
2. Zeitaufwand: Wie viel Zeit ist einzuplanen? Wie hoch ist der Zeitaufwand für die Abteilungen Vertrieb und Marketing?
3. Kosten: Neben den reinen Lizenzkosten – welche cobra ADRESS PLUS Dienstleistungen müssen eingekauft werden? Werden Erweiterungen und Schnittstellen benötigt?
4. Auswahl der Verantwortlichen: Welcher Mitarbeiter nimmt das Projekt federführend in die Hand? Was sind mögliche Key-User?

Das Konzept

Für das Konzept ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter des Unternehmens involviert werden, um zusätzlich die Akzeptanz für das System zu steigern. Das Konzept der Einführung sieht in der Regel wie folgt aus:

1. Strukturieren: Im ersten Schritt müssen die gesammelten Daten strukturiert werden. Welche Daten sind für Ihren Vertrieb und das Marketing wichtig? Woher ziehen wir die Daten?
2. Ziele definieren: Die im Projektstart definierten Ziele werden ausgearbeitet. Welche konkreten Ziele sollen mit cobra ADRESS PLUS erreicht werden?
3. Prioritäten setzen: Wichtig ist die Planung der Prioritäten. Das korreliert mit den Zielen, die erreicht werden sollen. Ein entscheidender Punkt.
4. Plan: Das Konzept endet in einem nach dem SMART-Prinzip aufgebauten Projektplan.

Die Analysephase

Die Einführung eines CRM Systems erfolgt in der Regel nach einem Erfolgs-erprobtem Schema. Die Analysephase ist einer der wichtigsten Punkte, die zum Erfolg eines CRM-Systems beitragen kann.

1. Ermittlung des Status-Quo: Es geht darum, den Ist-Zustand des Unternehmens im Hinblick auf Adressverwaltung, Marketing und Vertrieb zu erfassen.
2. Schwächen identifizieren: Wo liegen mögliche Schwachstellen im Unternehmen? Identifizieren Sie, auch mithilfe der Mitarbeiter und ggf. einem externen Berater, mögliche Verbesserungspotenziale.
3. IT Struktur ermitteln: Wie steht es um die IT Struktur im Unternehmen? Stehen der Implementierung von cobra ADRESS PLUS technische Einschränkungen entgegen?
4. Dokumentation: Vertriebsprozesse und Informationsflüsse im Unternehmen sollten dokumentiert werden.

Der Workshop

Nachdem in der Analysephase der Status quo ermittelt und definiert wurde, geht es an den Workshop. Eine Gruppe aus Verantwortlichen aus den Bereichen Marketing und Vertrieb sowie der Geschäftsleitung sollten in jedem Fall involviert sein und aktiv mitarbeiten. Wir stellen Ihnen gerne alle Details und Anforderungen im Vorfeld des Projekts vor.

Die Themen im Workshop

• Ausarbeitung der Anforderungen: Die Prozesse im Bereich Adressen pflegen, Adressen auswerten und Adressen erfassen werden durchleuchtet. Die Ergebnisse fließen in den zweiten Teil des cobra ADRESS PLUS Workshops:
• Anforderungskatalog ausarbeiten: Welche Anforderungen werden an die Adressverwaltung, Marketing und Vertrieb gestellt? Welche Erweiterungen und Schnittstellen werden benötigt?

Die Ergebnisse des Workshops gehen im nächsten Schritt in die Detailplanung und ggf. die Koordination mit externen Dienstleistern.

Die Detailplanung

Im cobra ADRESS PLUS Workshop sind die genauen Anforderungen in einem Katalog ausgearbeitet worden. Ein wichtiger Schritt ist somit erreicht. Nach erfolgtem Projektstart, Konzepterstellung und der Analysephase kann nun mit der Detailplanung zu cobra ADRESS PLUS gestartet werden.

Was wird behandelt?

• Die Einarbeitung der Soll-Prozesse: Unter anderem das Versenden von Serienbriefen oder Newsletter per E-Mail, die als Prozess ins cobra ADRESS PLUS implementiert werden sollen.
• Optimierung von Geschäftsprozessen: Hier geht es um die Frage, ob wirklich alle Schritte und Prozesse den Idealzustand betreffen, oder ob es Optimierungspotenzial gibt.

Nachdem die Detailplanung abgeschlossen ist, kann es im nächsten Schritt an die Anpassung der CRM-Software gehen.

Anpassungen

In der Detailplanung sind die gewünschten Prozesse geplant und bestehende Abläufe in cobra ADRESS PLUS optimiert worden. In diesem Schritt geht es um die Anpassungen der Software, ein wichtiger Schritt der erfolgreichen Implementierung.

Welche Anpassungen werden durchgeführt?

• Systemanpassungen
• Datenbankanpassungen
• Anpassung der Adressmaske

Die Anpassungen sollten mit einem Dienstleister, Administrator und Key-Usern durchgeführt werden. Eine Berücksichtigung aller cobra User wäre vom Aufwand her zu hoch und erfahrungsgemäß wenig fruchtbar. Die Anpassungen der einzelnen Masken in der CRM-Software ist einfach und kann schnell und unkompliziert erfolgen. Durch die Anpassungen können die Wünsche und Anforderungen aus Marketing und Vertrieb erreicht werden.

Datenübernahme

Sollten Sie bestehende Daten haben, kann es Sinn ergeben, diese in cobra zu integrieren. Hier kann eine Unterstützung eines externen Dienstleisters sinnvoll sein, um möglichst strukturiert und professionell vorgehen zu können. Die vorherigen Anpassungen sollten abgeschlossen sein, damit dieser Punkt erfolgreich bearbeitet werden kann.

Welche Projektschritte sind notwendig?

1. Übernahme der Altdaten: Welche Informationen und Daten müssen mitgenommen und ins cobra ADRESS PLUS übertragen werden? Welche nicht? Ggf. ergibt hier externe Unterstützung Sinn.
2. Bereinigung der Datenbank: Besonders sinnvoll ist die Durchführung einer Dubletten-Bereinigung. Dabei sollten vor allem auch versteckte Dubletten berücksichtigt werden. Das gelingt mithilfe eines vorgeschalteten Daten-Audits für B2B Kunden. Hier wird eine externe Datenbank hinzugezogen und mit den Stammdaten abgeglichen.

Installation und Test

Es geht langsam aber sicher in Richtung Projektabschluss: Die Installation gefolgt von einer Testphase beginnt. Nachdem Altdaten übernommen wurden oder aber mit einem leeren System gestartet wurde, kann nun die Einführung beginnen.

1. Installation von cobra ADRESS PLUS: Die Installation kann von eigenem Personal oder einem cobra Partner durchgeführt werden. Bei Bedarf unterstützen wir Sie hier gerne.
2. Test: Ein ausgiebiger Test, bezogen auf die Funktionalität, Stabilität, Ergonomie und Leistung. Ausgeführt vom Systemverwalter und einem weiteren Nutzer wäre ideal.

Sobald die Testphase von cobra ADRESS PLUS abgeschlossen ist, spricht nichts gegen eine Inbetriebnahme des Systems.

Inbetriebnahme der Software

Im finalen Schritt der cobra ADRESS PLUS Einführung geht es in diesem Artikel um die Inbetriebnahme. Nachdem die Test- und Installationsphase abgeschlossen wurde, kann mit cobra ADRESS PLUS gearbeitet werden. Dabei sind folgende Dinge zu beachten:

1. Einsatz des Systems: Bei allen Mitarbeitern mit Zugriff auf das CRM System kann jetzt mit der neuen Software gearbeitet werden.
2. Service, Support, Wartung und Updates: Gibt es Vereinbarungen mit Ihrem cobra Dienstleister, der sich um diese Themen kümmert? Haben Sie einen eigenen Key-User mit entsprechenden Kenntnissen? Sorgen Sie dafür, dass cobra ADRESS PLUS immer „rund läuft“.
3. Reviewmeeting: Empfehlenswert ist eine Beurteilung der Einführung insgesamt: Was lief gut, was lief schlecht?

Das ist der letzte Schritt bei der Einführung von cobra ADRESS PLUS, der in der Form generell auch für andere CRM Lösungen von cobra gilt.

Dieser Beitrag wurde ursprünglich im März 2020 als kleine Serie veröffentlicht.