Die Arbeit mit einem CRM-System wie cobra ADRESS PLUS, cobra CRM PLUS, cobra CRM PRO oder cobra CRM BI lebt davon, dass Daten nicht nur gesammelt, sondern auch schnell wiedergefunden werden. Je umfangreicher die Datenbank wird, desto wichtiger ist es, die richtigen Such- und Filterwerkzeuge zu kennen und gezielt einzusetzen.
In cobra gibt es verschiedene Funktionen, um Daten zu suchen, zu recherchieren, zu filtern und zu sortieren. Jede dieser Funktionen hat ihre eigene Logik, Einsatzmöglichkeiten und Grenzen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese Werkzeuge richtig einsetzen, damit Sie auch bei großen Datenmengen den Überblick behalten.
Suchen in cobra CRM
Die Schnellsuche – der direkte Weg
Die Schnellsuche ist das einfachste und meistgenutzte Werkzeug in cobra. Sie erlaubt es, mit nur wenigen Tastenanschlägen Adressen oder Kontakte zu finden.
- So funktioniert’s: Sie tippen einen Begriff direkt in das Suchfeld ein. cobra durchsucht dabei bestimmte Standardfelder (z. B. Name, Firma, Straße, Ort) und zeigt die passenden Treffer sofort an.
- Einsatzszenario: Sie möchten spontan Müller eingeben und sofort alle Adressen finden, die diesen Begriff enthalten.
Die Schnellsuche eignet sich besonders für den schnellen Zugriff im Tagesgeschäft.
Die Adresssuche – mehr Möglichkeiten
Die Adresssuche geht einen Schritt weiter: Hier können Sie alle Felder der Datenbank durchsuchen, nicht nur die Standardfelder.
- Sie bestimmen, in welchem Feld gesucht wird.
- Die Ergebnisse werden nacheinander angezeigt, nicht in einer Liste.
Unterschiede zwischen Schnellsuche und Adresssuche
- Schnellsuche: Schnell, übersichtlich, aber eingeschränkt auf bestimmte Felder.
- Adresssuche: Umfangreicher, flexibler, aber weniger komfortabel in der Darstellung.
Recherchieren in cobra CRM
Während die Suche eher auf das Auffinden einzelner Datensätze abzielt, ist die Recherche das Werkzeug für gezielte Datenabfragen.
Grundlagen der Recherche
- Sie legen Kriterien fest, nach denen cobra die Datenbank durchsucht.
- Ergebnisse werden als Liste ausgegeben.
- Recherchen können kombiniert oder gespeichert werden.
Beispiel: Sie möchten alle Kunden sehen, die in Berlin ansässig sind und im letzten Jahr einen Umsatz von mehr als 5.000 € erzielt haben.
Mehrfach-Recherchen
cobra erlaubt es, mehrere Recherchen miteinander zu verknüpfen. Dadurch lassen sich auch komplexe Szenarien abbilden:
- Alle Kunden aus NRW
- Alle Kunden mit aktiven Verträgen
- Alle Kunden, die zu einer bestimmten Kampagne gehören
Diese Bedingungen lassen sich miteinander kombinieren (UND/ODER-Verknüpfungen).
Funktionen auf recherchierte Daten anwenden
Ein großer Vorteil: Sobald eine Recherche erstellt wurde, können Sie viele Funktionen gezielt nur auf die Ergebnisliste anwenden.
- Serienbriefe erstellen
- Newsletter versenden
- Export durchführen
- Wiedervorlagen oder Aufgaben anlegen
Damit wird die Recherche zum Herzstück der täglichen Arbeit in cobra.
Sortieren in cobra CRM
Warum sortieren?
Die Sortierung bestimmt, in welcher Reihenfolge Datensätze angezeigt oder gedruckt werden.
Beispiele:
- Adressen alphabetisch nach Nachnamen sortieren
- Kunden nach Umsatzhöhe ordnen
- Postleitzahlen aufsteigend darstellen
Sortierung im Druck
Sortierungen wirken sich nicht nur auf die Ansicht im System aus, sondern auch auf Ausdrucke:
- Adresslisten
- Telefonlisten
- Serienbriefe
Dadurch haben Sie die volle Kontrolle, wie Informationen nach außen dargestellt werden.
Filtern in cobra CRM
Grundlagen
Mit dem Filter können Sie bestimmte Datensätze ein- oder ausblenden. Im Gegensatz zur Recherche, die eine eigene Ergebnismenge erstellt, wirkt ein Filter direkt auf die Anzeige der Tabelle.
Beispiele:
- Nur aktive Kunden anzeigen
- Alle Kontakte ohne E-Mail-Adresse herausfiltern
- Projektkunden eines bestimmten Jahres darstellen
Einschränkungen in cobra ADRESS PLUS
Während cobra CRM PLUS, PRO und BI sehr umfangreiche Filterfunktionen bieten, ist der Funktionsumfang in cobra ADRESS PLUS eingeschränkt. Hier stehen nur Basisfilter zur Verfügung.
Das bedeutet: Wer regelmäßig komplexe Abfragen benötigt, sollte prüfen, ob ein Upgrade sinnvoll ist.
Unterschiede zwischen Suchen, Recherchieren und Filtern
| Funktion | Zielsetzung | Darstellung der Ergebnisse | Typische Anwendung |
|---|---|---|---|
| Schnellsuche | Schnelles Auffinden einzelner Datensätze | Treffer in Echtzeit | Ad-hoc-Suche nach Namen, Firma |
| Adresssuche | Gezielte Suche in allen Feldern | Einzeldatensatz nacheinander | Suche nach Telefonnummer, Kundennummer |
| Recherche | Systematische Abfrage mit Kriterien | Liste von Datensätzen | Zielgruppen für Kampagnen, Umsatzanalysen |
| Filter | Anzeige begrenzen oder fokussieren | Temporäre Anzeige | Übersicht in Tabellen, gezieltes Arbeiten |
| Sortierung | Reihenfolge bestimmen | Geordnete Tabelle oder Druck | Alphabetische Listen, Umsätze aufsteigend |
Tipps aus der Praxis
- Schnellsuche für den Alltag nutzen
Ideal für das schnelle Auffinden einzelner Kontakte. - Adresssuche bei Detailinformationen einsetzen
Besonders hilfreich, wenn nur ein spezielles Feld bekannt ist. - Recherchen speichern
Häufig verwendete Abfragen (z. B. „alle Kunden aus Berlin“) lassen sich speichern und jederzeit wieder abrufen. - Filter für temporäre Aufgaben
Nutzen Sie Filter, wenn Sie kurzfristig nur mit einer Teilmenge der Daten arbeiten möchten. - Sortierung bei Auswertungen nicht vergessen
Eine einfache Sortierung kann den Unterschied machen, ob eine Liste lesbar oder unübersichtlich ist.
Fazit
Die Funktionen Suchen, Recherchieren, Filtern und Sortieren bilden das Fundament der täglichen Arbeit mit cobra CRM.
- Suchen ist schnell und intuitiv.
- Recherchieren erlaubt systematische, komplexe Abfragen.
- Filtern schafft Übersicht in Tabellen.
- Sortieren sorgt für Struktur und klare Reihenfolgen.
Wer diese Werkzeuge gezielt einsetzt, spart Zeit, vermeidet Fehler und holt das Maximum aus seinen Daten heraus. Gerade bei wachsenden Datenbeständen sind diese Funktionen entscheidend, um Informationen effizient zu nutzen.