Wer sich mit den Produkten cobra ADRESS PLUS, cobra CRM PLUS, cobra CRM PRO oder cobra CRM BI beschäftigt, stößt früher oder später auf die Frage nach dem passenden Lizenzmodell. Die Lizenzierung entscheidet darüber, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig mit der Software arbeiten können und welche Kosten entstehen.
Dabei ist es wichtig, die Unterschiede zwischen Concurrent-User-Lizenzen und Named-User-Lizenzen zu verstehen. cobra setzt bei den klassischen On-Premises-Produkten in der Regel auf ein Concurrent-User-Modell, während für mobile Lösungen und Cloud-Produkte teilweise ein Named-User-Modell gilt.
In diesem Beitrag erklären wir Schritt für Schritt, was diese Begriffe bedeuten, wie sich die Lizenzierung in der Praxis auswirkt und welche Besonderheiten Sie als Unternehmen beachten sollten.
Was ist das Concurrent-User-Modell?
Das Concurrent-User-Modell – auch als „gleichzeitige Benutzer“-Lizenzierung bekannt – erlaubt es, mehr Nutzer in der Software anzulegen, als tatsächlich Lizenzen vorhanden sind. Entscheidend ist nicht, wie viele Benutzer es in der Datenbank gibt, sondern wie viele gleichzeitig arbeiten.
Ein Beispiel:
- Sie haben eine Lizenz erworben.
- In der Benutzerverwaltung sind drei Mitarbeiter angelegt.
- Arbeiten darf immer nur einer dieser drei gleichzeitig.
Dieses Modell ist ideal, wenn Mitarbeiter nicht alle parallel, sondern in Schichten oder zeitlich versetzt mit cobra arbeiten. Typische Szenarien sind Unternehmen mit Früh- und Spätschichten, Teilzeitkräften oder gelegentlichen Nutzern.
Vorteile des Concurrent-User-Modells:
- Kosteneffizient: Mehr Benutzer angelegt als Lizenzen vorhanden.
- Flexibel: Mitarbeiter können sich nach Bedarf ein- und ausloggen.
- Übersichtlich: Verwaltung von Nutzern ist einfach möglich.
Nachteile:
- Blockaden möglich: Wenn alle Lizenzen belegt sind, kann sich kein weiterer Nutzer anmelden.
- Keine garantierte Verfügbarkeit: Ein bestimmter Mitarbeiter hat nicht immer Zugriff, wenn er ihn benötigt.
Was ist das Named-User-Modell?
Beim Named-User-Modell ist die Lizenz einem bestimmten Benutzer fest zugeordnet. Jeder Mitarbeiter, der mit der Software arbeitet, benötigt seine eigene Lizenz. Die parallele Nutzung spielt hier keine Rolle – die Lizenz ist personengebunden.
Ein Beispiel:
- Sie haben eine Named-User-Lizenz erworben.
- Diese Lizenz ist fest an „Mitarbeiter A“ gebunden.
- Mitarbeiter B oder C können sich nicht mit dieser Lizenz anmelden – auch dann nicht, wenn Mitarbeiter A gerade nicht arbeitet.
Vorteile des Named-User-Modells:
- Planungssicherheit: Jeder lizensierte Nutzer hat jederzeit Zugriff.
- Keine Blockaden: Es kommt nicht zu „vollen Systemen“.
- Eindeutige Zuweisung: Klare Verantwortlichkeiten und Nachvollziehbarkeit.
Nachteile:
- Teurer bei Gelegenheitsnutzern: Jeder Benutzer benötigt eine Lizenz, auch wenn er die Software nur selten nutzt.
- Weniger flexibel: Schichtmodelle oder wechselnde Nutzung sind nicht mehr möglich.
cobra ADRESS PLUS und cobra CRM: Standardmäßig Concurrent User
Die klassischen On-Premises-Produkte cobra ADRESS PLUS, cobra CRM PLUS, cobra CRM PRO und cobra CRM BI werden standardmäßig im Concurrent-User-Modell lizenziert.
Das bedeutet:
- Unternehmen können beliebig viele Benutzer in der Software anlegen.
- Entscheidend ist nur, wie viele Lizenzen erworben wurden und wie viele Mitarbeiter sich gleichzeitig anmelden.
- Typisch ist der Einsatz in Organisationen, in denen nicht alle Mitarbeiter permanent mit cobra arbeiten müssen.
Beispiel aus der Praxis:
Ein mittelständisches Unternehmen hat 20 Mitarbeiter, von denen 8 regelmäßig mit cobra arbeiten. Da aber nie mehr als 4 Mitarbeiter gleichzeitig im System aktiv sind, reicht es, 4 Lizenzen zu erwerben.
Sonderfall: cobra Mobile CRM
Mit cobra Mobile CRM, das ab cobra CRM PLUS verfügbar ist, verändert sich die Situation.
Hier gilt das Named-User-Modell, für die Benutzer, die das cobra Mobile CRM verwenden möchten:
- Jeder Benutzer, der mobil arbeiten möchte, benötigt eine eigene Lizenz.
- Grund: Mobile Zugriffe müssen jederzeit gewährleistet sein. Ein Concurrent-User-Modell würde dazu führen, dass ein mobiler Mitarbeiter unter Umständen keine Verbindung aufbauen kann, wenn die Lizenz gerade durch einen anderen Nutzer blockiert ist.
Das hat wichtige Auswirkungen auf die Lizenzplanung:
- Wenn nur ein Mitarbeiter mobil arbeiten soll, wird eine Lizenz fest reserviert.
- Diese Lizenz steht dann nicht mehr für andere Concurrent-User zur Verfügung.
- Damit verschiebt sich der Lizenzbedarf – auch Unternehmen, die bisher mit wenigen Lizenzen ausgekommen sind, benötigen eventuell zusätzliche Named-User-Lizenzen für mobile Mitarbeiter.
Praxisbeispiel:
Ein Unternehmen besitzt eine Concurrent-Lizenz.
- Drei Mitarbeiter sind in der Benutzerverwaltung angelegt.
- Mitarbeiter A soll cobra Mobile CRM nutzen.
- Folge: Die eine Lizenz wird fest für Mitarbeiter A reserviert.
- Mitarbeiter B und C können sich nicht mehr anmelden.
Das kann aber auch ein Vorteil sein: So lässt sich für bestimmte Mitarbeiter ein garantierter Zugriff einrichten – unabhängig davon, wie viele andere Nutzer im System aktiv sind.
cobra Cloud und cobra Premium Cloud
Ein weiterer wichtiger Unterschied betrifft die Cloud-Produkte.
- In der cobra Cloud und der cobra Premium Cloud (beides Remote-Desktop-Lösungen) gilt immer das Named-User-Modell.
- Jeder Benutzer, der Zugriff auf die Cloud benötigt, erhält seine eigene Lizenz.
Das macht Sinn, da bei Remote-Desktop-Umgebungen die parallele Nutzung technisch ohnehin nicht flexibel über Concurrent User abgebildet werden kann.
Ausnahme: Die p17/nice-IT Cloud
Eine Besonderheit bildet die Cloud-Lösung, die die p17 GmbH in Kooperation mit der nice-IT GmbH bereitstellt.
Hier besteht die Möglichkeit, flexiblere Lizenzmodelle zu nutzen – abhängig von den Anforderungen des Unternehmens.
Gegenüberstellung: Concurrent User vs. Named User
| Kriterium | Concurrent User | Named User |
|---|---|---|
| Zuweisung | Lizenz gilt für alle, aber nur parallel begrenzt | Lizenz ist fest an einen Nutzer gebunden. |
| Flexibilität | Sehr hoch – Schichtbetrieb, Teilzeitkräfte | Gering – jeder Nutzer braucht eine eigene Lizenz |
| Kosten bei Gelegenheitsnutzern | Günstig – eine Lizenz reicht für viele | Teurer – auch seltene Nutzer benötigen Lizenz |
| Planungssicherheit | Eingeschränkt – Lizenz kann blockiert sein | Hoch – jeder hat jederzeit Zugriff |
| Einsatzbereich | Klassisches cobra On-Premises | Mobile CRM, Cloud-Produkte |
Tipps für die Lizenzplanung
Damit Unternehmen nicht zu viele oder zu wenige Lizenzen erwerben, empfiehlt sich eine sorgfältige Analyse:
- Nutzungsprofile ermitteln
- Wer arbeitet täglich mit cobra?
- Wer greift nur gelegentlich zu?
- Gibt es Schichtmodelle?
- Mobile Mitarbeiter berücksichtigen
- Jeder mobile Nutzer benötigt zwingend eine Named-User-Lizenz.
- Prüfen, ob die mobile Nutzung dauerhaft notwendig ist.
- Cloud-Einsatz prüfen
- In der cobra Cloud sind nur Named-User-Lizenzen möglich.
- Alternative Lösungen wie die p17/nice-IT Cloud können mehr Flexibilität bieten.
- Wachstum einplanen
- Wenn das Unternehmen wächst, kann eine Mischung aus Concurrent- und Named-User-Lizenzen sinnvoll sein.
- Concurrent-User-Lizenzen sind ideal für Unternehmen mit wechselnder oder zeitlich versetzter Nutzung.
- Named-User-Lizenzen sorgen für Planungssicherheit, sind aber weniger flexibel und bei Gelegenheitsnutzern teurer.
- Mit cobra Mobile CRM und den Cloud-Produkten müssen Unternehmen auf Named-User-Lizenzen umstellen – was die Lizenzstrategie grundlegend verändert.
Fazit
Das Lizenzmodell von cobra ist flexibel, aber die Unterschiede zwischen Concurrent-User- und Named-User-Lizenzen sind entscheidend für die richtige Planung.
Eine sorgfältige Analyse der Nutzungsmuster im Unternehmen ist daher unerlässlich, um die richtige Balance zwischen Kosten, Flexibilität und Verfügbarkeit zu finden.