easybill – Rechnungen einfach, schnell und zuverlässig erstellen
Bei der p17 GmbH blicken wir auf eine lange Reise durch die Welt der Rechnungsprogramme zurück. Seit unserer Gründung 2008 haben wir verschiedene Systeme ausprobiert, getestet und im Alltag eingesetzt. Heute sind wir überzeugte easybill-Anwender – und das seit über drei Jahren. Warum? Weil easybill für uns genau die richtige Balance zwischen einfacher Bedienung, Automatisierung und Flexibilität gefunden hat.
Unsere persönliche Geschichte mit Rechnungsprogrammen
Die Anfänge: QuickBooks und DATEV Unternehmen Online
Gestartet sind wir mit QuickBooks, später wechselten wir zu DATEV Unternehmen Online. Das System eignete sich gut zum Einbuchen von Eingangsrechnungen, und mit der Erweiterung „Auftragswesen Online“ konnten wir auch Ausgangsrechnungen erstellen. Doch es gab ein Problem: wiederkehrende Rechnungen. Für uns als Software- und Dienstleistungsunternehmen sind Abonnements, Serviceverträge und Lizenzgebühren ein wesentlicher Bestandteil. Diese regelmäßig automatisch zu fakturieren, war mit DATEV nicht möglich. Jede Rechnung musste manuell angepasst werden – ein ineffizienter und fehleranfälliger Prozess.
Lexware Warenwirtschaft als nächste Lösung
Da cobra ADRESS PLUS bereits eine Schnittstelle zu Lexware bot, entschieden wir uns für die Lexware Warenwirtschaft Pro. Endlich konnten wir wiederkehrende Rechnungen automatisch erstellen und versenden. Der Versand lief über einen Umweg mit dem gotomaxx PDFMAILER, mit dem wir interne Workflows abbildeten. Diese Lösung funktionierte einige Jahre zuverlässig – bis wir merkten: Ein Desktop-Fat-Client ist nicht mehr zeitgemäß. Rechnungen unterwegs per VPN und Terminalserver zu erstellen, passte nicht mehr zu unserem Anspruch an moderne Arbeitsweisen.
Der Wechsel zu sevDesk
Also schauten wir uns erneut auf dem Markt um und testeten verschiedene Lösungen. Schließlich wechselten wir zu sevDesk. Die Weboberfläche war modern, Rechnungen ließen sich bequem online erstellen. Anfangs lief alles reibungslos – bis die Mehrwertsteuer-Umstellung während der Corona-Zeit kam. Automatische Rechnungen wurden deaktiviert, Anpassungen liefen fehlerhaft, Variablen wurden nicht richtig befüllt. Unser Vertrauen in die Software sank. Wir mussten weiterziehen.
Die Entscheidung für easybill
Wir testeten erneut mehrere Anbieter – – invoiz, FastBill, debitoor und mehr. Am Ende überzeugte uns easybill. Zugegeben: Die Oberfläche war anfangs nicht so „schick“ wie bei anderen Tools. Doch die Funktionen waren unschlagbar. Die Template-Sprache Liquid eröffnete ganz neue Möglichkeiten für flexible Rechnungsdokumente, und der Support von easybill war erstklassig.
Warum easybill?
- Einfache Bedienung: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen lassen sich intuitiv erstellen.
- Automatisierung: Wiederkehrende Rechnungen können automatisch erzeugt und verschickt werden.
- Template-Anpassungen: Dank Liquid lassen sich Dokumente individuell gestalten.
- Postversand: Briefe und Rechnungen können direkt postalisch verschickt werden.
- Teamfähigkeit: Mehrere Benutzer können parallel arbeiten – ideal für wachsende Teams.
- Schnittstellen: Integration mit DATEV, Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay und vielen weiteren Systemen.
- Cloud-basiert: Rechnungen jederzeit und von überall erstellen – ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
- Erstklassiger Support: Schnelle Hilfe bei Fragen oder Problemen, direkt vom Hersteller.
Unsere Lösung: Integration von cobra CRM und easybill
Ein Problem blieb: die doppelte Datenpflege. Normalerweise erfassen wir Kundenkontakte zuerst in cobra CRM. Soll daraus eine Rechnung entstehen, müssten wir die Daten erneut in easybill eingeben. Ein fehleranfälliger Prozess. Deshalb haben wir unsere Systeme über die REST-API von easybill miteinander verbunden. So können wir Adress- und Kundendaten direkt aus cobra nach easybill übertragen. Das spart Zeit, verhindert Fehler und macht unsere Abläufe noch effizienter.
Fazit: easybill als zuverlässiger Partner
Nach Jahren des Testens, Wechselns und Optimierens sind wir heute froh, mit easybill endlich die für uns perfekte Lösung gefunden zu haben. Egal ob für einmalige Angebote oder für automatisierte Abonnements: easybill ist flexibel, zuverlässig und passt sich unseren Bedürfnissen an. Besonders in Kombination mit cobra CRM ist es für uns die ideale Lösung für modernes Rechnungswesen.
