--- title: 'DSGVO in cobra einrichten: aus Pflichten werden Knopfdrücke' url: 'https://www.p17-crm.de/leistungen/dsgvo-beratung' markdown: 'https://www.p17-crm.de/leistungen/dsgvo-beratung.md' lang: de date: '2026-10-16' description: 'Die DSGVO-Funktionen in cobra einrichten lassen: Löschplan, Sperrliste, Auskunftsvorlagen und Verarbeitungszwecke, technisch umgesetzt nach Ihren Vorgaben.' --- Software & Systeme · Leistungen # DSGVO in cobra einrichten: aus Pflichten werden Knopfdrücke Die Datenschutzfunktionen in cobra sind vorhanden, aber sie müssen eingerichtet werden. Wir bringen Ihr CRM in einen Zustand, in dem eine Auskunftsanfrage keine Panik auslöst, sondern in wenigen Minuten erledigt ist. [Situation schildern ](#kontakt) [ +49 2562 18749-70](tel:+4925621874970) ## Der Moment, für den diese Leistung da ist Eine E-Mail trifft ein, jemand verlangt Auskunft über alle Daten, die Sie zu seiner Person gespeichert haben. Im Team beginnt die Suche nach Excel-Listen im Vertrieb, alten Mailings im Marketing und der Frage, wer diese Adresse eigentlich wann eingekauft hat. **Die Frist: ein Monat.** cobra kann all das abbilden, wenn es einmal richtig eingerichtet wurde. Unsere Rolle ist **Umsetzen**: Wir richten die Funktionen ein, testen sie und übergeben sie mit Dokumentation. ## Was wir für Sie einrichten - **Personenbezogene Felder kennzeichnen:** die Grundlage für alles Weitere; cobra muss wissen, welche Felder personenbezogen sind. - **Verarbeitungszwecke und Speicherdauern** festlegen und an den Adressen pflegbar machen, inklusive der Frage, welche Zwecke Ihr Unternehmen überhaupt hat - **Löschplan konfigurieren:** Welche Datenkategorie wird nach welcher Frist automatisch gelöscht, mit Vorwarnung, bevor etwas verschwindet? - **Sperrliste aktivieren,** damit gelöschte Adressen nicht beim nächsten Import zurückkehren - **Auskunftsprozess vorbereiten:** Auskunftsdatei als PDF oder CSV, dazu fertige Brief- und Mailvorlagen für Auskunft, Fristverlängerung und Ablehnung - **Herkunft und Weitergaben** nachvollziehbar machen: Felder, Pflichtangaben, Auswertungen - **Double-Opt-in und Blacklist** für [Newsletter-Prozesse](https://www.p17-crm.de/erweiterungen/newsletter-schnittstellen) sauber aufsetzen - **Berechtigungen prüfen:** Wer darf welche personenbezogenen Daten überhaupt sehen? - **Datenschutz-Cockpit** einrichten, damit der Stand jederzeit sichtbar ist ## Warum es beides braucht: DSGVO und cobra Wissen Zwischen „die Funktion gibt es“ und „die Funktion trägt im Alltag“ liegt ein Projekt. Als zertifizierte cobra Datenschutzberater kennen wir beide Seiten: die Anforderungen der DSGVO **und** die cobra Datenbank bis in die [Tabellenstruktur](https://www.p17-crm.de/wissen/cobra-datenbankstruktur). Diese Kombination entscheidet, ob ein Löschplan hinterher wirklich läuft oder beim ersten Konflikt mit einer Aufbewahrungsfrist wieder abgeschaltet wird. Ein typisches Beispiel sind gewachsene Zusatztabellen, an die bei der Planung niemand mehr denkt. ## Klare Grenze: was wir tun und was nicht Wir übernehmen die **technische und organisatorische Umsetzung in Ihrem CRM**. Wir erstellen **keine** Rechtsdokumente, bewerten keine Rechtsfragen und ersetzen weder Datenschutzbeauftragte noch eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt. Am besten bewährt hat sich eine klare Aufgabenteilung: Ihre Datenschutzbeauftragten liefern die Vorgaben, wir setzen sie im System um. Hinweis Wir leisten technische Umsetzung und Systemberatung rund um cobra, **keine Rechtsberatung** im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes. ## Der typische Ablauf 1. **Bestandsaufnahme:** Welche personenbezogenen Daten stecken wo in Ihrem cobra, inklusive der gewachsenen Zusatztabellen? 2. **Konzept:** Zwecke, Fristen, Rollen und Löschregeln festlegen, gemeinsam mit Ihnen und Ihren Datenschutzbeauftragten 3. **Umsetzung** im System, zunächst im Testmodus; gerade der Löschplan will beobachtet werden, bevor er scharf geschaltet wird. 4. **[Schulung](https://www.p17-crm.de/leistungen/schulung-workshops):** Ihr Team lernt, wie eine Auskunft erstellt und eine Einwilligung dokumentiert wird. 5. **Übergabe** mit Dokumentation, auch als Nachweis für Ihre Rechenschaftspflicht ## Was die Einrichtung kostet Wir rechnen nach Aufwand ab, 160 € netto je Stunde im 15-Minuten-Takt (Stand 2025). Wie viel Aufwand es wird, hängt vor allem von der Zahl der Tabellen und Zwecke ab. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir Ihnen, wo Ihr cobra beim Datenschutz steht und was die Einrichtung realistisch kostet. Wie die Funktionen im Einzelnen arbeiten, zeigt die Seite [DSGVO im CRM](https://www.p17-crm.de/wissen/dsgvo-im-crm). > **Praxis-Tipp:** Der beste Zeitpunkt für die Datenschutz-Einrichtung ist ein Projekt, das ohnehin ansteht: ein [Umstieg auf cobra One](https://www.p17-crm.de/cobra-one/tarifvergleich), ein [Serverumzug](https://www.p17-crm.de/leistungen/cobra-umzug) oder eine [Datenbank-Optimierung](https://www.p17-crm.de/leistungen/einrichtung-optimierung). Dann ist der Zusatzaufwand klein, weil ohnehin jemand in der Struktur arbeitet. ## Häufige Fragen Brauchen wir einen Datenschutzbeauftragten? In der Regel ab 20 Personen, die ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG). Das ist eine Faustregel, keine Rechtsberatung; Details nennt die [DSGVO-Checkliste](https://www.p17-crm.de/wissen/dsgvo-checkliste). Wir arbeiten gern mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen, intern oder extern: Von dort kommen die Vorgaben, wir setzen sie im System um. Löscht cobra Daten automatisch? Ja, wenn der Löschplan eingerichtet und scharf geschaltet ist. Er löscht Datenkategorien nach festgelegten Fristen und warnt vorher. Wir lassen ihn zuerst im Testmodus laufen, damit nichts verschwindet, was wegen einer Aufbewahrungsfrist noch gebraucht wird. Warum gelöschte Adressen sonst wiederkommen, erklärt der Beitrag [Das Löschkonzept](https://www.p17-crm.de/blog/dsgvo-loeschkonzept-cobra). Was müssen wir bei einer Auskunftsanfrage liefern? Alle zur Person gespeicherten Daten, dazu Zwecke, Herkunft, Empfänger und Speicherdauer, innerhalb eines Monats. Mit eingerichtetem cobra erzeugen Sie die Auskunftsdatei als PDF oder CSV und nutzen eine fertige Briefvorlage. Wichtig ist, auch Zusatztabellen und abgelegte Dokumente einzubeziehen. Den Ablauf im Detail beschreibt der Beitrag [Das Auskunftsersuchen](https://www.p17-crm.de/blog/dsgvo-auskunftsersuchen). Gilt das auch für die klassischen cobra Versionen? Ja. Das Datenschutzmodul ist auch in den klassischen Versionen enthalten, zum Beispiel in cobra ADRESS PLUS. Wie weit die einzelnen Funktionen reichen, hängt von Version und Tarif ab. Das prüfen wir in der Bestandsaufnahme und sagen Ihnen, ob ein [Update](https://www.p17-crm.de/leistungen/cobra-update) für bestimmte Funktionen sinnvoll ist. Weiterführend ## Das könnte Sie auch interessieren ### DSGVO im CRM Auskunft, Löschplan, Sperrvermerke, Sperrliste, Weitergabe-Protokoll: welche cobra Funktion welche DSGVO-Pflicht erfüllt, und was Sie selbst tun müss… [DSGVO im CRM ansehen ](https://www.p17-crm.de/wissen/dsgvo-im-crm) ### DSGVO-Checkliste Verarbeitungsverzeichnis, Gap-Analyse, Datenschutzbeauftragter, Auftragsverarbeitung, Drittlandtransfer: die Arbeitshilfe für CRM-Anwender, Stand 202… [DSGVO-Checkliste ansehen ](https://www.p17-crm.de/wissen/dsgvo-checkliste) ### DSGVO-Löschkonzept Der Klassiker: gelöschte Adressen kehren beim nächsten Import zurück. Wie die cobra Sperrliste das verhindert und ein Löschplan aussieht, der wirklic… [DSGVO-Löschkonzept ansehen ](https://www.p17-crm.de/blog/dsgvo-loeschkonzept-cobra) ### Werbeeinwilligung Brief, Telefon, E-Mail, Fax: für jeden Kanal andere Regeln. Was in eine wirksame Einwilligung gehört und wie Sie sie beweisbar dokumentieren. [Werbeeinwilligung ansehen ](https://www.p17-crm.de/blog/werbeeinwilligung-dsgvo) ### Schulung & Workshops Grundlagen-, Aufbau- und Administratorschulung, dazu Workshops zu Ihren Themen: online oder vor Ort, an Ihrer eigenen cobra Datenbank. [Schulung & Workshops ansehen ](https://www.p17-crm.de/leistungen/schulung-workshops) Kontakt ## Situation schildern Rufen Sie an oder schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags. Direkt sprechen![Benjamin Beloch, Geschäftsführer](https://www.p17-crm.de/images/c/8/a/1/8/c8a18f2cae87cd0093f6e3d4ddf235ce8a89b7f8-benjamin-beloch.jpg)**Benjamin Beloch**Geschäftsführer [ +49 2562 18749-70](tel:+4925621874970)Mo–Do 8–17 Uhr, Fr 8–16 Uhr - [ info@p17-crm.de](mailto:info@p17-crm.de) 1. **Sie rufen an oder schreiben**Ein paar Sätze genügen. 2. **Wir melden uns**In der Regel innerhalb eines Werktags, persönlich. 3. **Erstgespräch**Danach entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht. --- ## Navigation - Parent: [Unsere Leistungen rund um Ihr cobra](https://www.p17-crm.de/leistungen.md) - Previous: [Firmenadressen und Marktdaten: das passende Futter für Ihr CRM](https://www.p17-crm.de/leistungen/firmenadressen.md) - Next: [cobra gehostet in unserer Remote-Desktop-Cloud](https://www.p17-crm.de/leistungen/cobra-hosting.md)