--- title: 'Stichwörter in cobra: anlegen, zuweisen, importieren' url: 'https://www.p17-crm.de/blog/stichwoerter-in-cobra' markdown: 'https://www.p17-crm.de/blog/stichwoerter-in-cobra.md' lang: de date: '2026-10-16' description: 'Stichwörter in cobra richtig nutzen: Container und Hierarchien planen, Stichwörter einzeln oder per Recherche zuweisen und Strukturen per Datei importieren.' taxonomy: category: - Praxis tag: - Stichwörter - Datenqualität - Anwendertipps --- Software & Systeme · Blog # Stichwörter in cobra: anlegen, zuweisen, importieren Stichwörter sind in cobra der schnellste Weg, Adressen zu kennzeichnen. Und der schnellste Weg ins Durcheinander, wenn jeder eigene anlegt. Mit Containern, Hierarchien und Sets bleibt der Vorrat übersichtlich. [Einrichtung anfragen ](#kontakt) [ +49 2562 18749-70](tel:+4925621874970) 16.10.2026 · Praxis ## Wofür Stichwörter da sind und wofür nicht Stichwörter kennzeichnen Eigenschaften, von denen eine Adresse beliebig viele haben kann. Typische Beispiele sind „Messekontakt“, „Weihnachtskarte“, „Interesse Wartungsvertrag“ oder „Newsletter Technik“. Für Werte mit genau einer Antwort sind sie das falsche Werkzeug. Branche, Kundenstatus oder zuständiger Außendienst gehören in ein Feld mit Auswahlliste. Und sobald zu einer Eigenschaft ein Datum oder ein Betrag gehört, etwa der Messebesuch mit Termin und Ergebnis, ist eine Zusatztabelle besser. Wie diese Tabellen zusammenspielen, steht im Beitrag zur [cobra Datenbankstruktur](https://www.p17-crm.de/wissen/cobra-datenbankstruktur). ## Der Aufbau: Container, Hierarchien, Sets **Container** sind Behälter, zum Beispiel „Marketing“ oder „Vertrieb“. Sie werden selbst nicht vergeben, sie halten den Vorrat geordnet. In einer neuen Datenbank gibt es zunächst nur den Container „System“. Zugriffsrechte lassen sich je Container vergeben. So sieht und vergibt jede Benutzergruppe nur die Stichwörter, die sie braucht. **Hierarchien** ordnen Stichwörter innerhalb eines Containers unter. Unter „Interessent“ können etwa „Messe“ und „Website“ liegen, darunter wiederum einzelne Messen. **Stichwort-Sets** fassen mehrere Stichwörter aus demselben Container zusammen. Ein Set „Neukunde“ kann zum Beispiel „Neukunde“, „Begrüßungsmail“ und „Erstauftrag“ enthalten. Vergeben Sie das Set, erscheinen an der Adresse die einzelnen Stichwörter. ## Stichwörter anlegen Den Vorrat pflegt der Systemverwalter unter „Datei“, „Datenbank“, „Stichwörter konfigurieren“: 1. Container markieren oder neu anlegen. 2. „Neues Stichwort“ wählen, Namen eingeben, bestätigen. 3. Für ein untergeordnetes Stichwort das übergeordnete markieren und wieder „Neues Stichwort“ wählen. 4. Bei Bedarf Stichwort-Sets anlegen und Zugriffsrechte setzen. Hat das Stichwortsystem ungespeicherte Änderungen, fragt cobra vor dem nächsten Schritt nach dem Speichern. > **Praxis-Tipp:** Schreiben Sie vor dem Anlegen eine kurze Liste: welches Stichwort was bedeutet und wer es vergibt. Diese halbe Seite verhindert, dass nach einem Jahr „Messe“, „Messekontakt“ und „Messe 2026“ nebeneinanderstehen. ## Stichwörter zuweisen Sobald Sie mit Stichwörtern arbeiten, zeigt cobra im Menüband eigene Befehle dafür: - **Info:** Wie viele Stichwörter hat die aktuelle Adresse? Dabei zählen nur die, die Sie sehen dürfen. - **Zuordnen:** Stichwörter für die aktuelle Adresse per Kästchen setzen oder entfernen. - **Recherche bearbeiten:** Stichwörter für alle recherchierten Adressen auf einmal setzen. - **Vorrat:** Stichwörter und Sets verwalten, sofern Sie die Rechte haben. Für die Massenvergabe recherchieren Sie zuerst die Adressen, etwa alle Besucher einer Messe, und vergeben das Stichwort dann über „Recherche bearbeiten“. Wie Sie solche Gruppen bilden, zeigt der Beitrag [Suchen, Recherchieren, Filtern](https://www.p17-crm.de/blog/recherche-in-cobra). ### Direkt oder indirekt zugewiesen Weisen Sie ein Stichwort der vierten Ebene zu, ist es der Adresse direkt zugewiesen. Die Stichwörter der Ebenen eins bis drei hängen automatisch mit dran, und zwar indirekt. Sie können übergeordnete Stichwörter aber auch selbst direkt vergeben. Wichtig wird das bei der Stichwortrecherche unter „Recherche“, „Weitere Recherchen“, „Stichwörter“. Dort wählen Sie, ob cobra nur direkt zugewiesene Stichwörter berücksichtigt oder auch indirekte. Suchen Sie „Interessent“ einschließlich indirekter Zuweisung, finden Sie auch alle Adressen mit „Interessent“, „Messe“ und den einzelnen Messen darunter. ## Stichwörter exportieren und importieren Unter „Datei“, „Datenbank“, „Stichwörter konfigurieren“ finden Sie auch Export und Import. Das hilft, wenn Sie mehrere Datenbanken oder Mandanten gleich aufbauen, eine neue Datenbank einrichten oder eine Struktur erst in einer Liste abstimmen wollen. In der Textdatei steht jedes Stichwort in einer eigenen Zeile, mit Container und vollständigem Pfad. Die Hierarchieebenen trennen zwei Bindestriche: ```text Vertrieb: Interessent Vertrieb: Interessent--Messe Vertrieb: Interessent--Messe--Fachmesse 2026 ``` Beim Import prüft cobra, ob Container und Hierarchie schon vorhanden sind, und legt fehlende Einträge neu an. Zwei Hinweise aus der Praxis: Exportieren Sie zuerst den vorhandenen Vorrat. Die Exportdatei zeigt Ihnen das genaue Format Ihrer Version, daran richten Sie die Importdatei aus. Und der Import legt den Vorrat an, nicht die Zuordnung zu Adressen. Die erledigen Sie anschließend per Recherche. ## Pflege: der jährliche Frühjahrsputz Ein Stichwortvorrat wächst mit jeder Aktion. Einmal im Jahr lohnt eine Durchsicht: Welche Stichwörter trägt keine Adresse mehr, welche bedeuten dasselbe, welche gehören eigentlich in ein Feld? Prüfen Sie vor dem Löschen per Stichwortrecherche, wie viele Adressen betroffen sind. Zwei Dinge erleichtern die Pflege. Führen Sie doppelte Adressen zusammen, übernimmt cobra die Stichwörter in die verbleibende Adresse. Und über die REST-API (cobra CXM WEB CONNECT, Stichwörter seit cobra 2024) können auch Website-Formulare oder Automatisierungen Stichwörter setzen, etwa mit [n8n](https://www.p17.link/go/n8n) (Werbung), wie im Beitrag [cobra automatisieren mit n8n](https://www.p17-crm.de/blog/cobra-automatisieren-n8n) beschrieben. Ein Stichwortkonzept für Ihre Datenbank oder das Aufräumen eines gewachsenen Vorrats übernehmen wir im Rahmen der [Einrichtung und Optimierung](https://www.p17-crm.de/leistungen/einrichtung-optimierung). Den Umgang im Alltag üben wir in der [Schulung](https://www.p17-crm.de/leistungen/schulung-workshops) an Ihren eigenen Daten. Weiterführend ## Das könnte Sie auch interessieren ### Datenbankstruktur Zusatz-, Unter- und freie Tabellen, Adresshierarchie, Verknüpfungen und Stichwörter: das Grundlagenwissen für jeden cobra Administrator. [Datenbankstruktur ansehen ](https://www.p17-crm.de/wissen/cobra-datenbankstruktur) ### Einrichtung & Optimierung Datenbankstruktur, Ansichten, Eingabemasken und Datenqualität: Wir richten cobra so ein, dass Ihr Team gern damit arbeitet. [Einrichtung & Optimierung ansehen ](https://www.p17-crm.de/leistungen/einrichtung-optimierung) ### Recherche in cobra Schnellsuche, erweiterte Suche, Recherche mit Platzhaltern: welches cobra Werkzeug wofür gedacht ist und wie Sie Recherchen sauber kombinieren. [Recherche in cobra ansehen ](https://www.p17-crm.de/blog/recherche-in-cobra) ### Schulung & Workshops Grundlagen-, Aufbau- und Administratorschulung, dazu Workshops zu Ihren Themen: online oder vor Ort, an Ihrer eigenen cobra Datenbank. [Schulung & Workshops ansehen ](https://www.p17-crm.de/leistungen/schulung-workshops) Kontakt ## Einrichtung anfragen Rufen Sie an oder schreiben Sie uns kurz, worum es geht. Wir melden uns in der Regel innerhalb eines Werktags. Direkt sprechen![Benjamin Beloch, Geschäftsführer](https://www.p17-crm.de/images/c/8/a/1/8/c8a18f2cae87cd0093f6e3d4ddf235ce8a89b7f8-benjamin-beloch.jpg)**Benjamin Beloch**Geschäftsführer [ +49 2562 18749-70](tel:+4925621874970)Mo–Do 8–17 Uhr, Fr 8–16 Uhr - [ info@p17-crm.de](mailto:info@p17-crm.de) 1. **Sie rufen an oder schreiben**Ein paar Sätze genügen. 2. **Wir melden uns**In der Regel innerhalb eines Werktags, persönlich. 3. **Erstgespräch**Danach entscheiden Sie, ob und wie es weitergeht. --- ## Navigation - Parent: [Blog: Neuigkeiten und Praxistipps rund um cobra](https://www.p17-crm.de/blog.md) - Previous: [cobra und Microsoft Teams: Kampagnen und Adaptive Cards](https://www.p17-crm.de/blog/cobra-microsoft-teams.md) - Next: [Serien-E-Mails aus cobra: Was die Microsoft-Limits bedeuten](https://www.p17-crm.de/blog/serien-e-mails-microsoft-smtp.md)